Для того чтобы списать представительские расходы, нужно их документально подтвердить и экономически обосновать. Для целей обоснования можно использовать стандартный акт на списание.
Документальная форма
Акт списания (скачать пустой бланк бесплатно в формате word)
Кто, когда, на каком основании
Для целей налаживания деловых контактов многие компании организуют различного рода бизнес мероприятия. К таким можно отнести приемы официальных делегаций, встречи, переговоры с партнерами по бизнесу и прочие. Их организация, обслуживание сопровождается тратами, которые называются представительскими. Они подлежат обязательному документированию.
Каждое такое бизнес мероприятие может планироваться заранее, а проходить согласно уже утвержденному плану. Но инициировать его имеет право и должностное лицо - непосредственный их организатор, отвечающий за проведение, обслуживание. Тогда главе компании подается служебная записка. По окончании ее рассмотрения, при положительном решении издается соответствующий приказ руководителя. На основании данного распоряжения разрабатывается специальная программа, составляется смета расходов, прочие сопутствующие документы. После того, как все закончится, формируется, утверждается отчет.
После окончания мероприятия подводятся итоги, составляется отчет. К нему может приобщаться составленный попутно акт об имевших место расходах. Составляет акт, как правило, специально созданная для этого комиссия. Ее создание и состав из компетентных специалистов утверждается приказом главы организации. Комиссия проверяет имеющиеся данные, принимает решение о признании (не признании) тех либо иных расходов представительскими.
Правовая сторона
Конкретного списка документов и их форм, подтверждающих представительские расходы, закон не устанавливает. Между тем:
- П. 2 ст. ст. 264 НК разъясняет, что такое «представительские расходы». Так, к примеру, затраты на обед, доставку участников транспортом к месту назначения, услуги переводчика признаются представительскими. А вот затраты на развлечения либо отдых к ним не относятся.
- Ч. 2 п. 1 ст. 252 НК свидетельствует о том, что расходы можно признавать только тогда, когда они обоснованы и подтверждены документами.
- Минфин (письмо ведомства № 03-03-РЗ/16288 от 10.04.2014) разъясняет, что подтвердить представительские затраты можно любыми первичными документами. В предшествующих письмах (например, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675) ведомство предлагает перечень подтверждающих документов. Среди них как раз и есть приказ руководителя, смета, отчет.
Из сказанного выше следует, что акт списания здесь - не обязательный документ. Его можно составить дополнительно к отчету по итогам мероприятия. Именно посредством данного акта многие организации предпочитают подтверждать списание представительских трат. Делается это на случай проверки, чтобы у проверяющих не было сомнений в обоснованности представительских затрат и в правомерности их признания.
Правила составления документа
Типовой формы для подобного акта нет. Составлять его нужно самостоятельно. Как вариант, можно разработать свою форму и заполнить ее. В любом случае такой документ должен иметь (применительно к ст. 9 ФЗ № 402):
- обязательные стандартные реквизиты;
- описание события с его денежным измерением;
- данные, подписи участников.
- Печать здесь не обязательна.
Инструкция поэтапного заполнения пунктов
| Составные части акта |
Описание каждой части (как заполнять) |
| Заголовочная («шапка» вверху документа) |
— название документа (с указанием на списание представительских затрат);
— где и когда его составляли (место, дата) |
| Содержательная (основная) |
— кто участвовал в составлении, подписании акта (ФИО, должность каждого члена комиссии);
— информация о прошедшем мероприятии (как называется, где и когда проходило);
— список списываемых представительских расходов с указанием их суммы;
— заключение об обоснованности списания |
| Заключительная |
— подпись каждого члена комиссии с расшифровкой |
Образец заполнения содержательной части
| № n/n |
Статья расходов |
Сумма, руб. |
Причины списания |
|
1
|
Транспортные услуги (доставка участников к месту назначения)
|
8000
|
Договор с транспортной компанией ООО «Дорога» №11 от 24.03.202_
|
|
2
|
Услуги переводчика, не состоящего в штате организации
|
2000
|
ГПХ с переводчиком от 24.03.202_
|
|
3
|
Буфетное обслуживание (кофе-брейк)
|
20000
|
Чек ККМ «Встреча» №21134 от 25.03.202_
|
|
-
|
Итого:
|
30000
|
-
|
ТРУДко, ИНФО
