Мобильные устройства прочно вошли в жизнь частных граждан. Но таким новшеством успешно пользуются руководители организаций, чтобы быть с сотрудником на связи постоянно, когда он находится вне офиса или в командировке.
Гаждеты, как и другая техника, ломаются и приходят в негодность. Многие устройства даже при незначительной поломке не подлежат восстановлению. Во время передачи в эксплуатацию их закрепляют за материально-ответственным лицом. При поломке встает вопрос о необходимости приобретать новое устройство, а старое утилизировать. Для запуска процесса первоначально составляется Акт на списание сотового (стационарного) телефона (смартфона).
Документальная форма в 2023 году
Мы подготовили для вас актуальный вариант акта на списание мобильных устройств на предприятии, и вы можете его скачать и заполнить в соответствии в нашими рекомендациями:
Если составляете акт списания в первый раз или боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.
Продолжим...
Правовая сторона вопроса
Когда необходимо списать любую технику, в том числе гаджет, встает вопрос, как это правильно оформить. Согласно положений «Закона о бухгалтерском учете», 402-ФЗ, при передаче сотового или стационарного телефона в эксплуатацию, его необходимо поставить на учет на забалансовом счете 009 и закрепить за МОЛ (материально-ответственным лицом).
Когда устройство приходит в негодность, то его нужно списать со счета и с сотрудника. Законодательство не указывает напрямую, каким документом это нужно сделать. Организации вправе сами решить, как будет происходить списание. Есть возможность самостоятельно разработать документ, закрепить его форму в учетной политике и пользоваться ею. Для облегчения этой задачи многие компании пользуются формой «Акт на списание товарно-материальных ценностей», форма 0504230, в качестве образца.
Общий срок хранения акта списания - 5 лет – установлен приказом Росархива № 36 от 20.12.2019.
В каких случаях нужен акт
Причинами списания мобильного телефона чаще всего являются:
- физический износ;
- порча или поломка.
Для оргтехники существует еще понятие «моральный износ». Но в отношении телефона это не всегда играет решающую роль. Даже если для выполнения своих функций сотруднику потребуется гаджет более усовершенствованный, то старый можно передать другому лицу.
Например, механику, выбирая новый станок для приобретения, необходимо делать фотографии или сотруднику отдела продаж - делать снимки товара, который он собирается приобрести. В этом случае его устаревший телефон можно отдать сотруднику бухгалтерии или складскому работнику, а для него приобрести новый.
Для определения поломок, порчи и физического износа в организации целесообразно издать приказ о назначении постоянно действующей комиссии, в состав которой входит работник, способный определить целесообразность ремонта.
Правила составления
Акт на списание сотового телефона составляется на основании служебной записки МОЛ, на котором числится устройство. В ней он указывает причины, по которым технику нужно списать. Далее алгоритм такой:
- члены комиссии проводят осмотр устройства;
- составляют акт, в котором фиксируют выявленные недостатки;
- принимают решение по вопросу, целесообразен ли ремонт, или телефон лучше списать.
Если принято решение о списании, то об этом указывается в акте. Документ подписывается всеми членами комиссии и передается руководителю на утверждение.
Как оформить акт на списание
Как было сказано выше, обязательной формы акта нет. Поэтому каждая организация вправе сама ее разработать. Но есть правила заполнения, которых нужно придерживаться, оформляя документ.
N
n/n |
Часть |
Описание |
| 1 |
Верхняя |
В классическом образце документа в правом верхнем углу вписывается слово «Утверждаю», должность и ФИО руководителя. Здесь он будет должен поставить подпись. |
| 2.1 |
Вводная |
В «шапке» акта обязательно упоминание организации, в рамках которой происходит списание, а также состав комиссии с указанием должностей и ФИО. Другие обязательные реквизиты – дата и место проведения осмотра. |
| 2.2 |
Описательная |
В «теле» документа обязательно подробное указание причин списания, на основании которых он составлен. Если члены комиссии пришли к выводу, что пришедший в негодность телефон ремонтировать нецелесообразно, то на это дается указание. Также нужно сделать ссылку на документ, который подтверждает этот факт (техническое состояние). Например, заключение ремонтной мастерской. |
| 3 |
Нижняя |
В конце акта ставятся подписи всех членов комиссии. |
Печать на документе не является обязательным реквизитом.
Обязательным условием является утилизация списанного сотового телефона, так как он содержит токсичные вещества. В акте должен быть указан работник, который несет ответственность за уничтожение устройства и указан способ. Само предприятие зачастую не имеет на это лицензии, поэтому возникает необходимость обращения в специализированную организацию.
ТРУДко, ИНФО
