Должность офис-менеджера является визитной карточкой компании, а сотрудник, ее занимающий – лицо фирмы. Из этих критериев складываются требования к соискателю. В основные обязанности офис-менеджера входит администрирование и организация рабочих процессов предприятия или офиса.
Грамотный образец в 2023 году
Мы подготовили для вас типичный и актуальный образец резюме офис-менеджера. Если вам неинтересно читать наши рекомендации, то вы можете прямо сейчас скачать его на рабочий стол вашего ПК и заменить информацию по пунктам - своей.
Если считаете, что ваших знаний недостаточно для верного оформления документа, дочитайте материал до конца. Продолжим...
Профессиональные разделы
Профессиональный раздел соискателя скрупулезно изучаться сотрудником, ответственным за найм персонала. Именно поэтому важно качественно и правильно презентовать себя, перечислив профессиональные навыки и компетенции, имеющие отношения к конкретной вакансии.
Об обязанностях
В этом разделе необходимо перечислить, какую работу соискатель выполнял на прежнем месте работы. Ориентируйтесь на перечень должностных обязанностей, который будущий работодатель указал в размещенной вакансии. Чаще всего, у соискателей данного профиля в резюме встречаются следующие из них:
- Обеспечивал готовность офиса к работе путем проверки работы оргтехники, наличия расходных материалов, канцелярских принадлежностей;
- Контролировал документооборот, вел журналы входящей и исходящей корреспонденции;
- Занимался ведением табелей учета рабочего времени сотрудников офиса, своевременно передавал их в бухгалтерию;
- Осуществлял контроль над соблюдением санитарных норм в части освещенности, вентиляции и температурного режима в офисе;
- Осуществлял контроль над работой курьера и водителя;
- Контролировал соблюдение дресс-кода и трудовой дисциплины;
- Организовывал встречи с клиентами, помогал посетителям в решении их вопросов;
- Заказывал билеты и номера в отелях для командировок руководителя;
- Контролировал работу клининговой компании;
- Своевременно заказывал питьевую воду, продукты для кофе-брейков и гигиенические материалы для санитарных комнат офиса;
- Выполнял иные распоряжения руководства компании.
Если на предыдущем месте работы сотрудник выполнял другие обязанности, входящие в компетенцию офис-менеджера, список можно расширить.
Достижения для резюме
Помимо выполнения стандартных обязанностей, в каждой работе есть место творческому подходу и внедрению передовых технологий. Если соискатель имеет персональные достижения, которые помогли усовершенствовать рабочие процессы, следует указать их в резюме, отметив, какую пользу компании принесли введенные новшества. Например:
- Разработал и внедрил новую форму журнала учета рабочего времени сотрудников, что позволило на 20% ускорить его заполнение, исключив ошибки;
- Усовершенствовал систему подачи заявок на пополнение запасов канцелярских принадлежностей и расходных материалов для оргтехники, что помогло избежать дефицита указанных предметов в офисе руководителя.
Образование
В этом разделе необходимо указать полученный соискателем уровень образования. Перечислите оконченные учебные заведения, а также курсы и тренинги для повышения квалификации.
Не забудьте обозначить даты начала и окончания образовательных программ.
Ключевые навыки
Этот раздел резюме дает понимание потенциальному работодателю, какие обязанности сможет выполнять офис-менеджер без длительной подготовки в условиях нового места работы. Поэтому в резюме очень тщательно перечислить те профессиональные навыки, которыми обладаете:
- Опыт в создании деловой атмосферы для коллег и клиентов компании;
- навыки в координации работы персонала и офисных служб;
- опыт в обеспечении всем необходимым служб предприятия;
- навыки работы с документами, ведением профильной отчетности;
- навыки работы с офисными программами: Word, Exel, PowerPoint;
- опыт работы с профессиональными программами: Контур.Диадок, Архив документов, Учет договоров;
- опыт организации деловых и развлекательных мероприятий (до 50 человек);
- опыт работы с офисной техникой: сканер, принтер, ксерокс, факс.
Раздел о личных качествах
Профессионализм сотрудника очень важен для успешной работы, но стоит помнить о том, что люди находятся в социуме и постоянно взаимодействуют друг с другом. Именно поэтому, личные качества не менее важны для успешной работы. Должность офис-менеджера подразумевает наличие таких черт характера, как (разобьём на две группы):
1 группа (влияющие на выполнение прямых обязанностей):
- Аналитический ум и хорошая память;
- Быстрая обучаемость, умение работать в режиме многозадачности и цейтнота;
- Способность к обработке больших объемов информации;
- Умение ставить цели и добивать результата.
2 группа (влияющие на взаимодействие с внешней средой):
- Честность и порядочность;
- Коммуникабельность и доброжелательность;
- Стрессоустойчивость;
- Самодисциплина, ответственность и организованность;
- Трудолюбие, внимательность, усидчивость, пунктуальность;
- Самокритичность и адекватная реакция на критику.
Перечисляя личные качества, сделайте упор на тот факт, что вы готовы отстаивать интересы компании.
Резюме при отсутствии опыта
Работодателю выгодно заместить вакансию опытным сотрудником, однако, отсутствие опыта не станет препятствием, если кандидат имеет профильное образование, успешно прошел практику, обладает необходимыми личными качествами и желанием расти и развиваться в рамках выбранной профессии.
Составление резюме соискателем без опыта работы происходит по тому же принципу, за исключением того, что раздел о предыдущем месте работы не будет заполнен. Соискатель не может указать своих личных достижений, но он может перечислить задачи, которые выполнял в процессе прохождения практики, и отразить навыки, приобретенные им в ходе обучения.
При написании резюме стоит сделать акцент на обучаемость и готовность к изучению нормативных документов. Если кандидат на должность в процессе прохождения практики освоил некоторые навыки, следует отразить это в резюме. К примеру:
- Совместно с руководителем практики принимал участие в подготовке пакета документации по презентации компании новым клиентам;
- Производил учет канцелярских принадлежностей и составлял заявку на их пополнение;
- Изучил принципы работы офисной оргтехники и системы внутренней коммуникации компании;
- Помогал руководителю практики вести журнал учета входящей и исходящей корреспонденции;
- Повысил свои коммуникативные навыки в общении с руководящим звеном компании.
Этот список не исчерпывающий, соискатель вправе добавить в него и другие навыки, входящие в круг его обязанностей.
Для чего нужно сопроводительное письмо к резюме
Сопроводительное письмо не является обязательной составляющей резюме, однако его наличие выделит вашу анкету среди конкурентов на замещение должности, и поможет кадровику составить первое впечатление о кандидате. Сопроводительное письмо не дублирует, а дополняет резюме. В нескольких строках нужно изложить свою заинтересованность в получении должности и кратко перечислить факты, которые заинтересуют работодателя.
Пример:
Здравствуйте, Сергей Петрович. Заинтересовала вакансия офис-менеджера «Экосистемы». Полностью соответствую вашим требованиям, имею опыт работы в должности более пяти лет. Обеспечивала успешную коммуникацию руководящего состава с подчиненными, вела клиентскую базу компании, в совершенстве владею английским языком, навыками стенографии и скоростной печати. Ответственна, обладаю высокой работоспособностью, в том числе и в условиях многозадачности, готова к командировкам.
Полное резюме прилагаю.
С уважением, Евгения Петровская.
ТРУДко, ИНФО
