Многие организации зачастую сталкиваются с возникновением организационных моментов, которые требуют быстрых управленческих решений. Это может быть отсутствие работника (на время больничного, отпросившегося, опоздавшего, уехавшегося учиться и прочее). Быстрое решение в такие моменты всегда сопровождается появлением дополнительной работы для отдельных участников производственного процесса.
Функции, не учтенные должностной инструкцией и трудовым договором, должны быть оплачены работодателем. Основанием для начисления такой доплаты может стать служебная записка об установлении дополнительной платы за увеличение объема работы.
Документальная форма в 2022-2023 году
Мы подготовили для вас образец служебки, используемой в документообороте некоторых предприятий. Вы можете взять данный вариант за образец, скачать его и заполнить в соответствии с нашими рекомендациями.
Если составляете служебку впервые или боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Российское законодательство не требует обязательного ведения служебных записок. Но если в организации существует такая практика, документ необходимо заполнять, придерживаясь общепринятых стандартов:
- правила составления и стандарты оформления перечислены в ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- условия и сроки хранения служебных записок закреплены в ФЗ-125;
- механизмы подачи записки учреждение устанавливает самостоятельно и закрепляет собственными локальными актами.
Не стоит забывать и о том, что любое изменение нагрузки работника должно происходить только с его письменного согласия и не противоречить Трудовому кодексу РФ.
Служебная записка включается в разряд деловой документации и хранится в кадровой службе 5 лет, поэтому к ее написанию необходимо относиться очень ответственно.
Кто и когда составляет
Служебная записка на доплату за выполнение дополнительного объема работ (возложение дополнительных обязанностей) подается начальником подразделения, в котором есть необходимость в подобном поощрении работника.
Среди причин, требующих создания подобного документа, самыми распространенными являются:
- увеличение объема работы в связи с необходимостью наращивания выпуска продукции, изменения производственной технологии или сокращения срока выполнения заказа;
- временное отсутствие действующего сотрудника по причине болезни, отпуска или командировки (замещение);
- расширение зоны обслуживания по производственной необходимости.
Конечным адресатом записки всегда является директор предприятия, поскольку только он вправе решать вопросы финансового плана. Однако в организациях с большим количеством структурных подразделений принято проводить подобные документы согласно внутренней иерархии – от нижестоящего сотрудника к непосредственному руководителю.
Регламент подачи, как и условия создания любой служебной записки, обычно подробно прописывается во внутренних локальных актах предприятия.
Правила составления и оформления
Служебную записку на доплату можно правильно написать в свободном стиле от руки на чистом листе бумаги формата А4. Но обычно организация разрабатывает собственный шаблон для составления этого документа, а иногда даже готовый бланк, который остается только заполнить.
В любом случае в служебке должны быть отражены следующие моменты:
- название подразделения, в котором создана служебная записка;
- название документа с указанием на его вид;
- фамилия, инициалы и должность адресата и автора документа;
- дата создания, подпись составителя;
- отметки о приеме служебной записки (дата, номер по журналу регистрации входящих документов).
Основной текст должен быть грамотным, логическим и лаконичным.
Специфика оформления
Служебная записка на доплату будет служить основанием для принятия финансового решения, поэтому в ней должны быть соблюдены следующие условия:
- формулировка производственной проблемы и предложение по ее решению;
- наличие четкого обоснования для предложенного варианта решения;
- наличие всех сведений, необходимых для принятия решения руководителем организации;
- наличие всех сведений, необходимых для бухгалтерии и кадровой службы для оформления решения;
- наличие согласований, если они необходимы.
Информация, поданная в служебной записке, должна быть достоверной и максимально конкретной. Должны быть полностью прописаны:
- фамилии, инициалы, должности и табельные номера всех работников, о которых идет речь в документе;
- точные даты сроков, на время которых необходимо вводить доплату;
- наличие у работника необходимых допусков и разрешений для выполнения дополнительной работы обязательно должно подтверждаться наличием у него действительных разрешающих документов (удостоверения, дипломы, сертификаты с указанием их регистрационных номеров, сроков действия и даты выдачи).
Грамотно составленная и вовремя поданная служебная записка поддержит устойчивую работу предприятия.
ТРУДко, ИНФО
