Даже небольшая фирма вынуждена использовать транспорт в работе и неважно, собственный это автомобиль или арендованный. Кроме того, бензин на предприятии может использоваться не только в качестве топлива для автотранспортных средств, но и быть источником функционирования какого-либо производственного оборудования (генератор, триммер-бензокоса, бензопила, снегоуборщик и пр.).
Мы рассмотрим процесс составления документов для списания бензина именно на нужды автотранспорта, но в конце приведем примеры актов списания топлива для других целей.
Итак, для того чтобы запустить процесс списания, первоначально нужно составить акт на списание бензина.
Документальная форма
Мы подготовили вариант акта о списании, который вы можете скачать на этой страницы и заполнить по предложенным рекомендациям:
Правовая сторона
После многолетних споров Минфин согласился с тем, что НК РФ не ограничивает нормы на расход ГСМ, о чем сказано в Письме № 03-03-06/2/12 от 30.01.13. Поэтому организации вправе самостоятельно устанавливать нормы, закрепив их локальными актами.
Основанием для списания бензина является путевой лист. Акт обычно составляется один раз в конце месяца. Установленной формы документа нет, поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает образец и прикрепляет его к учетной политике.
Несмотря на то, что документ может быть составлен, исходя из потребностей конкретного предприятия, он должен содержать информацию, которую требует 402-ФЗ в ст.9 ч. 2:
- название документа, номер и дата составления;
- название компании полностью или ФИО предпринимателя;
- пояснение сути хозяйственной операции: что списывается, причина, количество, по какой цене;
- подписи членов комиссии, должности и ФИО.
Если в организации несколько видов транспорта, то нормы разрабатываются для каждого.
Кто, когда и на каком основании составляет
Акт на списание используемого бензина составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем. Члены комиссии вправе проверить показания спидометров, потребовать сделать контрольный заезд и осуществить прочие мероприятия контроля.
Компания самостоятельно определяет, как часто производить списание, обычно это делается за месяц. Основанием является приказ руководителя, составляют акт члены постоянно действующей комиссии. В нее должно входить не менее двух человек.
Бумага составляется в двух экземплярах: один отдается на руки МОЛ, другой направляется в бухгалтерию.
Правила составления документа
| Часть |
Описание |
| Верхняя |
В правом верхнем углу обязательно содержится поле «Утверждаю», в нем указываются должность и ФИО руководителя. |
| Описательная |
Далее идет текст:
«Комиссия в составе…… составила настоящий акт в том, что за _____ месяц 2022 года списан ___ литров бензин» (количество списанного топлива можно указать под таблицей). Здесь нужно учитывать, в каких единицах учитывается бензин в бухгалтерии: в тоннах или литрах, и кто делает пересчет.
Есть два варианта: в форме указываются единицы изменения, по которым оприходовано топливо либо бухгалтерия делает перерасчет самостоятельно. Чаще всего применяется второй вариант.
Автотранспортные средства, количество, марка и стоимость бензина чаще всего оформляются в таблицу. Нередко графу «стоимость» заполняет бухгалтерия. |
| Нижняя |
Внизу идут подписи, должности и ФИО членов комиссии. Акт в обязательном порядке утверждается руководителем после подписания комиссией. Печать на документе не требуется. |
Поэтапное заполнение документа
Если разрабатывать документ самостоятельно, то не нужно делать его объемным. Достаточно придерживаться обязательных реквизитов, установленных 402-ФЗ.
- Заполнить наименование документа: «Акт на списание», дату и место.
- Указать председателя и всех членов комиссии с наименованием должностей, и ФИО.
- Указать марку бензина, на какое автотранспортное средство вписывается, указать количество, цену и сумму.
В конце документа перечисляются должности и ФИО членов комиссии и проставляются подписи. Когда акт готов, его передают на подпись руководителю.
Если происходит обкатка автомобиля, когда установлен новый двигатель или после ремонта, то на этот случай составляется отдельный акт, а расчет делается, исходя из фактических замеров.
Еще одна сложная ситуация, когда на автотранспортном средстве не установлен спидометр. В этом случае комиссионно замеряются остатки при убытии и прибытии машины, просчитывается километраж и на основании этих данных рассчитывается расход.
ТРУДко, ИНФО
