Аттестаты - бланки строгой отчетности (БСО). Они подлежат учету, хранению как документы строгой отчетности. Списывают их только по составленному акту.
Документальная форма (скачать бланк)
Кто, когда, на каком основании
Аттестаты, иные бланки документов строгой отчетности заказывают, приобретают по мере необходимости. Как правило, в зависимости от количества выпускников. Занимаются этим вопросом самостоятельно школы, колледжи, гимназии, иные частные учреждения образования. Они же сами разрабатывают, утверждают Порядок учета, хранения, списания аттестатов и прочих бланков об образовании. Например, тех же свидетельств и справок об обучении.
Выбытие (списание) аттестатов может происходить по разным причинам. Например, при хищениях, устаревании. Банальная порча бланков и выдача выпускникам аттестатов - самые распространенные причины. Что важно:
- За получение, выдачу, хранение бланков отвечают лица, назначенные приказом руководителя. Они же могут инициировать списание общим порядком.
- Списывая БСО, которые оформлены, выданы выпускникам по окончанию учебы, учитывают сведения из Книги (Журнала) учета.
- Решение о списании принимает комиссия, специально созданная по решению руководителя образовательного учреждения.
- Комиссия и составляет акт на списание (он далее признается актом на уничтожение испорченных бланков).
Следует понимать, что это обязательный документ, который подтверждает, по сути, любой факт списания, уничтожения БСО.
Правовая сторона
Собственный Порядок учета, списания бланков аттестатов (иных БСО) учреждения образования разрабатывают согласно нормам действующего законодательства. На 2024 г. это, прежде всего:
- ФЗ № 273 от 29.12.2012 г. (послед. ред. от 25.12.2023);
- Порядок заполнения, учета, выдачи аттестатов из Приказа Минпросвещения № 546 от 05.10.2020 (послед. ред. от 02.02.2024)
В разработанном Порядке согласно названным нормативно-правовым актам следует предусмотреть:
- Фиксацию поступающих аттестатов (с указанием их количества, серий, номеров), отображение их движения в специальной Книге (либо Журнале) учета.
- Правила, причины списания, уничтожения БСО (включив сюда испорченные бланки).
- Разработанные собственные формы Журнала (Книги) учета, приема-передачи БСО, акта для списания, иных сопутствующих документов.
Составленный и утвержденный главой учреждения акт хранится как документ строгой отчетности (обычно в сейфе). Доступ к нему для сторонних лиц должен быть закрыт. Срок хранения - 5 лет.
Правила составления
Органы госвласти, местного самоуправления и т. п. структуры при списании БСО используют специальную форму (ОКУД 0504816) из Приказа Минфина № 52н от 30.03.2015 (послед. ред. от 15.06.2020). Остальные могут также использовать ее либо разработать и утвердить свою версию. Как первичный учетный документ данный акт должен иметь:
- обязательные реквизиты официального документа;
- описание события (факта хозяйственной жизни) с применением единиц измерения;
- подписи, данные участников этого события.
При применении электронных форм первичных учетных документов следует оформить акт по форме (ОКУД 0510461) из Приказа Минфина № 61н от 15.04.2021 (послед. ред. от 30.10.2023).
Образец поэтапного заполнения
|
Составные части
|
Описание каждой части (что нужно включить)
|
|
Заголовочная
(«шапка», верхняя часть документа)
|
— гриф утверждения;
— краткое либо полное название документа;
— где, когда его составляли;
— состав комиссии (ФИО, должность Председателя и каждого ее члена);
— ссылка на приказ, которым назначена комиссия
|
|
Содержательная (основная)
|
— цель составления документа
(для списания, уничтожения аттестатов);
— описание списываемых БСО (название, серия, номер, количество);
— причина, почему, за какой период их списывают (указание на то, что это испорченные либо попросту выданные аттестаты)
|
|
Заключительная
|
— приложение с приобщенными документами: (выписка из Книги учета, лист с вырезанными номерами из испорченных бланков, иное)
— отметка о том, что испорченные бланки сверены и уничтожены путем сожжения (иным способом);
— подпись с расшифровкой Председателя комиссии и каждого ее члена;
— печать
|
|
№ n/n
|
Наименование БСО
|
Серия/номер
|
Кол-во, шт.
|
Цена, руб./коп.
|
Стоимость, руб./коп.
|
Причины списания
|
|
1
|
Аттестат о среднем общем образовании
|
04225651
04225655
04225657
04225659
|
4 (четыре)
|
120,00
|
480,00
|
Испорчены при заполнении.
|
ТРУДко, ИНФО
