Доверенность - это передача ответственности в письменном виде, выдается от одного лица к другому, перед третьими лицами. Этот документ минимизирует риски мошенничества и страхует участников сделки от недобросовестности третьих лиц.
Выдается для передачи полномочий руководителя или его представителя кладовщику на право подписи при приемке товаров.
О том, как правильно составить рассмотрим далее в статье.
Документальная форма (скачать бланк)
Кто и когда и на каком основании
Доверенность составляется, когда требуется передать кладовщику право подписания документов (товарных накладных, счет-фактур) на получение товара (если это не входит в прямые обязанности кладовщика, установленные приказом). Эта необходимость может возникнуть в отсутствии либо сильной загруженности руководителя компании или его уполномоченных сотрудников.
Составить бланк индивидуальный предприниматель может самостоятельно. В компании этим может заняться бухгалтер, юрист, делопроизводитель, секретарь или любое ответственное лицо.
В соответствии с положением о ведении бухгалтерского учета РФ, утвердить должностное лицо, имеющее право подписи, может руководитель с участием главного бухгалтера.
Правовая сторона
Соответственно НК РФ представитель организации, выполняющий обязательства, действует на основании доверенности заполненной согласно общими требованиями к документам РФ.
Доверенность может быть заполнена в произвольной форме, но составитель должен руководствоваться ст.185-187 ГК РФ.
Если документ не оформить или оформить не должным образом, то при обнаружении факта мошенничества, что-либо доказать в суде будет сложно.
Важным моментом является, что лицо, предоставляемое доверенность должно быть уполномочено на совершения таких действий. Основанием для этого могут служить учредительные документы, договора. (Информационное письмо от 23 октября 2000г. № 57 Президиума высшего арбитражного суда РФ «О некоторых вопросах практики применения статьи № 183 ГК РФ»)
В статье 186 ГК РФ не говорится о сроке действия. Его можно устанавливать по своему усмотрению. Когда сроки не указаны, то доверенность действительна один год.
Индивидуальный предприниматель может подписывать бланк без печати, но если таковая имеется, то лучше ее применить. Заверять у нотариуса обычную доверенность на кладовщика нет необходимости.
По истечении срока, документ аннулируется.
Книжки и журналы учета выданных доверенностей хранятся у ответственного лица не более 5 лет.
Правила составления документа
Обязательная форма доверенности законом не закреплена и может составляться в произвольной форме.
Существуют унифицированные формы М-2 и М-2А, закрепленные Госкомстатом РФ. Но это не является обязательным моментом. Каждый руководитель имеет право выбрать формат составления по своему усмотрению.
Обязательное требование - печатная форма или от руки (письменная форма). Бланк может быть фирменный или обычный лист бумаги. Формы М-2 и М-2А содержат множество полей, заполнять их не всегда удобно, и на каждого поставщика придется выписывать отдельный вариант. Со свободной формой все гораздо проще, ее можно написать в одном экземпляре на одно доверенное лицо и использовать с разными поставщиками.
По требованиям современного законодательства содержание бланка может быть свободным за исключением строго обязательных реквизитов. Таких как:
- дата выдачи;
- реквизиты организации или ИП;
- на кого выписана доверенность (ФИО, паспортные данные) должность;
- перечень полномочий, переданных доверенному лицу. Прописываются все функции, возлагаемые на него в т.ч. какие ТМЦ может получать;
- подписи сторон: руководителя или его представителя (права, которого также должны быть оформлены через соответствующие документы) и уполномоченного сотрудника (по необходимости);
- сроки действия документа.
Если решено использовать форму М-2, то сотрудник подписывает отрывную часть, которая остается в организации.
На М-2А необходимо завести книгу учета выданных доверенностей. В ней сотрудник ставит подпись, подтверждая получение.
По современным стандартам данный документ может быть заверен электронной подписью и передан контрагенту через электронные системы документооборота.
Образец (поэтапное заполнение пунктов документов)
|
Часть
|
Содержание
|
|
Заголовочная
|
— наименование документа;
— номер (если ведется учет);
— дата и место составления
|
|
Содержательная
|
— наименование организации, реквизиты, ФИО доверителя;
— доверенное лицо (ФИО), его паспортные данные, должность;
— перечень полномочий;
— на какой срок выдана;
— иная информация
|
|
Реквизиты
|
— подписи доверителя и доверенного лица (если предусматривает форма) с расшифровкой;
— при наличии ставится печать
|
Пример содержательной части для документа
ТРУДко, ИНФО
