В любой организации бывают ситуации, при которых руководитель занят, отсутствует и поэтому не может подписать кадровые документы. Для таких случаев он может написать доверенность на конкретное должностное лицо, например, на начальника отдела кадров, передав ему право подписи.
Документальная форма (скачать бланк)
Кто, когда, на каком основании
Только глава предприятия (директор, генеральный директор) вправе без доверенности подписывать кадровые документы, действовать от имени юридического лица. Чтобы передать данные полномочия другому сотруднику, понадобится доверенность. Она, кстати, нужна и предпринимателям, причем во всех случаях, требующих подписания.
Оформив доверенность на кадровика, глава организации может передать ему право подписи, к примеру, в следующих случаях:
- при заключении, изменении, прекращении трудовых (гражданско-правовых) договоров;
- в случае издания определенных приказов (к примеру, по личному составу);
- для выдачи справок, копий с целью представления их в другие организации и др.
Оформить такой документ руководитель может в любое время. То есть заранее либо по мере необходимости, когда наступит соответствующий случай. При этом по одной доверенности он может передать полномочия по подписанию, как всех кадровых документов, так и отдельных. Например, только трудовых договоров либо только приказов по личному составу.
Правовая сторона
Доверенность на право подписи - документ, удостоверяющий соответствующие полномочия, переданные главой организации в рассматриваемой ситуации начальнику отдела кадров. По ГК (ст. 185) это письменное уполномочие, которое может выдать одно лицо другому для целей представительства перед третьими лицами. Что нужно учитывать при ее выдаче:
- Обязательна письменная форма, подписать которую должен глава организации (ИП), а затем и сам работник, которого наделяют полномочиями.
- Должна иметь дату выдачи, иначе ее признают ничтожной, но может иметь любой срок действия. Если срок не указан, то по ст. 186 ГК она действительна на протяжении года.
- Во многих случаях, определяемых ст. 185.1 ГК, ее нужно заверять нотариально. Например, если она оформляется для подачи заявлений о госрегистрации сделок (прав). Но если ее составляют для подписания кадровой документации, то заверение не требуется.
Оформляя доверенность на кадрового работника, в т. ч. на право подписи, руководитель должен учитывать его должностные обязанности. Передаваемые полномочия должны им соответствовать.
Правила составления
Форма составления - простая письменная, произвольная. Предприятие вправе разработать свой шаблон и закрепить его в учетной политике. Форма должна иметь реквизиты стандартного документа, включать:
- информацию о юридическом лице;
- личные данные должностного лица, которому передается право подписи;
- перечень документов, которые он может подписывать;
- желательно срок действия и обязательно - дату выдачи;
- подпись главы организации и лица, которому передается право подписи (печать юрлица не обязательна).
Начальник отдела кадров, которому передали полномочия, при визировании документации обязан указывать, что подписывает на основании доверенности. Так, к примеру, проставив свою подпись на очередном кадровом документе, он должен сделать запись примерно следующего содержания: «Начальник отдела кадров Колосовская С. М., действующая на основании доверенности № 1 от 10.09.2024».
Образец поэтапного заполнения пунктов
|
Составные части
|
Описание каждой части (с перечнем сведений, которые надо указывать)
|
|
Заголовочная
|
— название, номер документа;
— дата, место совершения
|
|
Содержательная
(основная)
|
— название, реквизиты, а также ФИО и должность ее руководителя, действующего на основании Устава;
— сведения о том, кому именно и что именно доверяет руководитель организации:
1.ФИО, должность, паспортные данные, адрес начальника отдела кадров, которому доверяют право подписи;
2. Список документов, которые работник имеет право подписывать от имени руководителя организации
— срок действия доверенности;
— указание на то, что полномочия, переданные начальнику отделу кадров, нельзя передавать другим лицам
|
|
Заключительная
|
— две подписи: руководителя организации и начальника отдела кадров, которому передали право подписи
|
Образец содержательной части
ТРУДко, ИНФО
