Первичные документы формируют для отражения хозяйственных операций. К ним относят: договора, счета, платежки, акты выполненных работ, накладные и пр.
Это достаточно большой перечень, так как согласно закону 402-ФЗ О бухгалтерском учете, факт совершения любой хозяйственной операции требует подтверждения посредством оформления первичного документа.
Для обработки и подписи всего этого многообразия требуется немало времени. При передаче данных полномочий ответственному лицу можно составить от имени руководителя доверенность на право подписи документов.
Документальная форма (скачать бланк)
Кто и когда и на каком основании
В силу своей занятости руководитель компании зачастую физически не успевает визировать всю проходящую документацию. Тем более это касается первички, объемы которой иногда достаточно велики.
Этот вопрос решается выдачей доверенности по распоряжению руководителя на право подписи первичных документов ответственному лицу. Это может быть сотрудник компании (чаще всего главный бухгалтер, заместитель, начальник отдела) или стороннее лицо (аутсорсинговое обслуживание).
Составить доверенность может сам руководитель или другое ответственное лицо в чью компетенцию входит данная функция (бухгалтер, секретарь, работник канцелярии, работник отдела кадров и др.)
Подписывает доверенность руководитель или его заместитель на основании данных подтверждающих данное полномочие.
Правовая сторона
Основные положения, сроки, информацию по передоверию и пр. регулируются ст. 185-189 ГК РФ.
Срок действия прописывается в тексте документа. Если эта информация отсутствует, то время действия по закону составляет 12 месяцев со дня подписания.
Если дата не указана вовсе, то данная доверенность не считается действительной.
Также документ может утратить свою действенность в связи с иными обстоятельствами, например: отказом доверенного лица от возлагаемых функций, отзыв со стороны доверителя, признание одной из сторон недееспособной и пр.
Доверенности и журналы их учета хранятся 5 лет после завершения срока действия.
Правила составления
Форма доверенности на право подписи первичных документов не утверждена законом. Поэтому составить ее можно в свободном виде с использованием всех предусмотренных официальными стандартами норм для данного вида бумаг. Однако существуют «Методические рекомендации по удостоверению доверенностей», составленные для практического применения нотариусами и именно на их основе нужно формировать такого рода документ.
Итак, форма может быть выписана на обычном листе бумаги или фирменном бланке организации, в печатном виде или от руки.
Обязательные реквизиты:
- название;
- дата составления;
- информация об организации;
- данные руководителя;
- данные доверенного лица;
- сроки;
- подписи.
В содержательной части можно перечислить все виды документов, на которые имеет право подписи доверенный и его действия, связанные выполнением поручения.
Печать в данном случае необязательна и достаточно только подписи руководителя (п.4 ст.185.1 ГК РФ).
Заверять у нотариуса простую доверенность нет необходимости.
Образец заполнения пунктов
|
Составные части
|
Содержание
|
|
Заголовочная
|
— вид документа;
— номер;
— дата и место выдачи
|
|
Содержательная
|
— данные организации: название, ОГРН, ИНН, КПП, адрес и пр.;
— данные руководителя или его представителя: ФИО, должность, на основании чего действует;
— сведения доверенного: ФИО, паспортные данные, адрес;
— вверяемые функции, можно перечислить виды документов и дополнительные действия, связанные с выполнением доверяемых функций;
— срок действия доверенности
|
|
Заключительная
|
— подпись руководителя с указанием должности и расшифровкой (доверенный также должен поставить свою подпись);
— печать организации
|
Пример содержательной части
ТРУДко, ИНФО
