При смене по различным основаниям материально-ответственного лица (далее - МОЛ) одно лицо передает ценности другому. Сам факт передачи требует оформления, в том числе составления, издания соответствующего приказа.
Документальная форма (скачать бланк)
Кто, когда, на каком основании создает
Лицо, на которого возложена индивидуальная материальная ответственность, может уволиться, перейти на иную должность, взять отпуск. Во всех этих и др. идентичных случаях его сменяет другое лицо, которое принимает ценности. Это может быть, как новый работник, так и человек, уже работающий в организации, но назначенный руководителем. При временной передаче ценностей, а также когда претендентов на МОЛ нет, оформляют все на руководителя организации.
Процедура передачи ТМЦ начинается с того, что как только появляется основание (например, увольняется кладовщик, являющийся МОЛ), издается приказ руководителя организации. Он может включать как сам факт передачи ценностей, так и проведение инвентаризации. Работник, передавший ценности по описи в полной целости и сохранности, снимает с себя ответственность за них. Данная ответственность переходит к новому материально-ответственному лицу.
Правовая сторона
Стандартная процедура передачи и приема ценностей в таких случаях включает несколько этапов. Поначалу издается приказ о передаче материальных ценностей руководителя, далее проводится инвентаризация, собственно передача ценностей, затем оформляется акта об их приеме.
Когда МОЛ меняется, обязательно проводится инвентаризация всех объектов (имущества), подлежащих передаче, т. к. этого требует порядок. Имеющиеся активы (обязательства) сверяются со сведениями из бухучета в присутствии лица, передающего ценности и принимающего их.
Если список передаваемых ценностей велик, то для целей их инвентаризации создают комиссию. Данный контроль необходим, чтобы обнаружить недостачу, исключить в последующем споры, а также взыскания с нового материально-ответственного лица.
На законодательном уровне обязательное проведение инвентаризации при смене МОЛ предусматривает:
- П. 3 ст. 11 ФЗ № 402 (послед. ред. от 05.12.2022).
- П. 15. 1.5 Методических указаний из Приказа Минфина № 49 в послед. ред. от 08.11.2010 (документ действует до 01.04.2025!).
- П. 27 Положения по бухучету и бухотчетности в РФ из Приказа Минфина № 34н (послед. ред. от 11.04.2018).
Организация вправе утвердить и закрепить в локальном акте свой порядок передачи ценностей для таких случаев!
Обозначенные выше нормы не касаются тех работников, которые по закону не могут быть материально-ответственными лицами.
Правила составления
Типовой формы для данного распорядительного документа нет. Составляют его произвольно либо по разработанной в организации специальной форме. Главное требование - наличие обязательных реквизитов из п. 2 ст. 9 ФЗ № 402, к которым относятся:
- название, дата у документа;
- экономический субъект, его составлявший (наименование);
- описание свершившегося события (суть вопроса, величина и единица измерения факта хоз. жизни);
- данные и подписи должностных лиц - участников события.
Приказ всегда издают заранее, т. е. до даты увольнения МОЛ (иного события), чтобы успеть закончить процедуру передачи.
Инструкция поэтапного заполнения пунктов
|
Структура (составные части) приказа
|
Описание каждой части (что заполнять)
|
|
Заголовочная («шапка», верх приказа)
|
— Название нанимателя-организации;
— реквизиты издаваемого документа
(название, №, где, когда издавался)
|
|
Содержательная
|
Основание составления приказа:
1. (увольнение МОЛ);
2. распоряжения нанимателя:
— провести инвентаризацию в требуемый срок;
— назначить для этого комиссию и ее состав;
— по итогам инвентаризации передать ценности новому работнику;
— определить лицо, которое будет контролировать выполнение приказа
|
|
Заключительная
|
Подписи (с расшифровкой):
— главы организации;
— лиц, ознакомившихся с распоряжением
|
Образец (пример) составления содержательной части
ТРУДко, ИНФО
