Обновлено и проверено на актуальность (23.мая.2023)
Одна из наиболее частых управленческих проблем в организации – уход сотрудника в отпуск, особенно если это высококлассный специалист, выполняющий особую работу специфического характера – главбух, главный инженер, кадровик или сам директор. Его обязанности так или иначе должны выполняться, иначе организация может потерять эффективность работы на конкретном участке и поэтому без процесса замещения должности не обойтись.
Для того, чтобы представить руководителю достойную кандидатуру на период отпуска специалиста, составляется служебная записка о временном возложении обязанностей на другого сотрудника. Это первичный документ, который запускает весь последующий процесс согласования и оформления.
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Возложение дополнительных обязанностей на сотрудника всегда таит в себе сложности, налагаемые Трудовым кодексом РФ. Проще всего ситуация, когда функции уходящего в отпуск специалиста принимает его коллега, выполняющий аналогичную работу, соответственно, имеющий все необходимые компетенции и допуски. В остальных случаях при выборе замещающего работника следует помнить:
В случае, когда частичное замещение не исключает выполнение трудовых обязанностей на основном месте работы, следует помнить, что подобное совмещение невозможно, если работа (основная или дополнительная) связана с опасными или вредными условиями труда.
Главное - помнить о том, что любое изменение нагрузки сотрудника должно происходить только с его письменного согласия и не противоречить ТК РФ. Исключение допускается только в том случае, если возможность такого замещения предусмотрена и четко прописана в трудовом договоре работника.
Служебная записка – внутренняя деловая бумага, не имеющая законодательного статуса обязательного ведения, но оформлять ее надо, придерживаясь общепринятых стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016), и хранить в кадровой службе не менее 5 лет в соответствии с ФЗ-125.
Служебная записка на замещение подается непосредственным начальником работника, который уходит в отпуск. Регламент подачи обычно подробно прописывается во внутренних локальных актах предприятия.
Конечным адресатом записки всегда является директор предприятия, поскольку именно ему придется принимать окончательное решение.
При написании служебной записки обычно пользуются специальным шаблоном, который разработан и принят в организации. Но ее можно написать и в свободном стиле от руки на стандартном листе бумаги формата А4.
В обязательном порядке в документе должны быть обозначены следующие моменты:
Основной текст пишется лаконично, с использованием четких и грамотных общепринятых в деловом стиле формулировок.
Служебная записка на замещение на время отпуска, образец:
ТРУДко, ИНФО
По окончанию уборки целесообразно зафиксировать результат в акте, указав сделанный объем, стоимость и претензии заказчика (если таковые имеются).
Поскольку документ отражает фактически оказанные услуги, составлять его стоит непосредственно представителю исполнителя. С перечнем, обозначенным в форме, заказчик может согласиться или же указать свои претензии, если они имеются.
Подписывается акт обеими сторонами, у каждой из которых остается свой экземпляр.
Заключение договоров с контрагентами от имени и по поручению ИП правомерно при наличии доверенности на право заключения договоров, выданной уполномоченному физическому лицу (сотруднику).
Объем передаваемых полномочий может быть разным: от разовой сделки до постоянного представительства от имени ИП. Так, предприниматель может передать, по сути, любому дееспособному лицу право на заключение одного конкретного договора. ИПэшник, также может наделить уполномоченное лицо (торгового представителя, руководителя отдела продаж и пр.) полной свободой действий при принятии решений о заключении коммерческих соглашений.
От объема передаваемых полномочий будет зависеть вид доверенности и способ ее оформления. Обращаем внимание:
Данный документ может называться несколько по-иному, например, акт сдачи-приемки выполненных работ. Название говорит само за себя - документ используется сторонами ГПХ, когда заказчик принимает результат работы, выполненной исполнителем. Он определяет степень, полноту выполнения обязательств по соглашению, а также активно применяется в деятельности ИП.
Заключить ГПХ с ИП может как организация, так и другой предприниматель. Чаще всего сторонами заключается соглашение на выполнение конкретных работ. Например, для пошива верхней одежды либо ремонта офисного помещения. Далее по популярности следует договор оказания услуг (консультационных, юридических и др.). Но во всех случаях стороны ГПХ, сотрудничая, взаимодействуют по одному общему принципу.
Процесс сотрудничества между сторонами ГПХ помимо заключения ГПХ, включает принятие работ (услуг) и их оплату. Работы принимает заказчик по факту их выполнения. На момент их принятия оформляется акт выполненных работ по договору оказания услуг с ИП либо, соответственно, по договору на выполнение работ. Так документально фиксируется результат (исполн
