Помещения предприятия время от времени требуют ремонта. В крупных организациях составляется план проведения текущих ремонтных работ, которые касаются техники и служебных площадей. В фирмах поменьше помещения чаще всего ремонтируют по мере необходимости.
Для того, чтобы начать проведение работ по конкретному объекту (офису, кабинету, складу…), необходимо обосновать их целесообразность перед руководством предприятия. Веские доводы для издания соответствующего приказа нужно правильно изложить в служебной записке о необходимости проведения ремонта.
Грамотный образец в 2023 году
Предлагаем вам варианты служебки, которые можете сейчас скачать с сайта и заполнить разделы в соответствии с вашими требованиями:
Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…
Правовая сторона
Форма документа произвольная, так как унифицированная отсутствует (не предусмотрена законодательством). Отказываться от служебки ее написания не стоит. Согласно ст.260 НР РФ, такие расходы организация имеет право включить в состав затрат при расчете налога на прибыль или УСН.
Служебная записка явится документальным обоснованием экономической выгоды расходования средств.
Срок хранения документа – 5 лет, об этом указано в п.п.8 п.1 статьи 23 НК РФ.
Кто и когда составляет
Служебная записка составляется с целью преподнести директору (генеральному директору) проблему, с которой столкнулся руководитель подразделения либо рядовой сотрудник. Когда вопрос касается ремонта, то здесь инициатива чаще всего принадлежит старшему по должности сотруднику отдела, где находятся работники вверенного ему подразделения или материальные ценности.
Вопрос может касаться здоровья и жизни сотрудников, если в служебном помещении:
- неисправна электропроводка;
- течет крыша;
- держится низкая температура из-за неисправности системы отопления.
Руководитель подразделения должен проявить заботу и известить о состоянии помещения директора.
Если вопрос касается хранения товара, материалов, инвентаря, то инициативу в свои руки может взять кладовщик, так как в его должностные обязанности входит обеспечение безопасного хранения вверенных ему ТМЦ. Если по его вине испортится товар или придет в негодность инструмент от неправильного хранения, то он понесет за это материальную ответственность.
Косметически ремонт офисных и торговых площадей очень часто необходим для улучшения имиджа предприятия и увеличения продаж продукции.
Правила составления и оформления
Строгих правил в отношении написания служебной записки на ремонт помещения, нет. Поэтому составлять ее нужно в произвольной форме. Хотя некоторые организации, у которых на должном уровне поставлен документооборот, имеют образец, дающий возможность легко составить документ, заполнив необходимые сведения.
Если его нет, то нужно придерживаться правил составления первичного документа. Что он должен содержать?
- Наименование предприятия, чтобы при проверке можно было доказать, что затраты касаются конкретного юридического лица.
- В правом верхнем углу обычно находится блок: кому и от кого.
- В «теле» документа обозначается причина и название помещения, в котором требуется произвести ремонт.
- После описания следует подпись лица, его составившего, и число.
Директор (генеральный директор) составляет на основании служебной записки приказ.
Поэтапное заполнение пунктов
Основное требование к первичным документам – это указание необходимых реквизитов: наименования, должностей, ФИО, дат. Но еще документ должен быть понятен получателю, чтобы оценить масштаб проблемы и принять управленческое решение.
| n/n |
Описание раздела |
| 1. |
В правом верхнем углу нужно обозначить, кому предназначена служебная записка, и кто ее составил. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от старшего кладовщика Ломова Е.Д.». |
| 2. |
Посередине располагается наименование документа: «Служебная записка». |
| 3. |
В основной части дается указание на помещение, в котором необходимо провести ремонт, и какой. Например, «Довожу до Вашего сведения, что на складе № 1 в результате повреждения ветром, начала протекать крыша. В помещении хранится оборудование (приборы учета электроэнергии), которое при попадании влаги может прийти в негодное состояние. Прошу провести срочный внеплановый ремонт кровли склада, чтобы не допустить порчи ТМЦ.». |
| 4. |
После обозначения причин лицо, составившее документ, ставит подпись и ее расшифровку, а также дату составления. |
Служебная записка на ремонт помещения составляется в произвольной форме. Хотя нет жесткого требования для ее составления, она все-таки создает удобство в целом для ведения документооборота и требуется бухгалтерии для подтверждения целесообразности затрат.
ТРУДко, ИНФО
