Любое предприятие стремиться организовать свои бизнес-процессы предельно четко, стараясь заранее предусмотреть все возможные форс-мажоры. Однако на практике часто возникают ситуации, выбивающие организацию из привычного рабочего графика – срочный заказ, перебои с поставками, резкий скачок спроса, авария или другое ЧП природного или техногенного характера. В таких случаях может потребоваться выход одного или нескольких сотрудников на работу в их законный выходной день.
Служебная записка – документ, информирующий руководство о том, что возникла такая необходимость. Служебка о привлечении сотрудника в его выходной день может также содержать предлагаемое решение возникшей проблемы.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Законодательно предприятие не имеет права заставлять работника выйти на рабочее место в его законный выходной (ТК РФ, ст.113). Можно попросить и договориться, но сам выход на работу в праздничный/выходной день осуществляется только с предварительным подписанием письменного согласия, в котором необходимо заранее прописать форму компенсации за этот дополнительный выход – двойной оклад или отдых в другой день. Исключение для вызова экстренного вызова на работу – предотвращение аварии на производстве, катастрофы, несчастного случая или устранение их последствий, а также выполнение работ при введении военного или чрезвычайного положения.
Стоит помнить, что даже в случае экстренной необходимости нельзя привлекать к работе в праздничный/выходной день беременных женщин, несовершеннолетних или людей, имеющих ограничения по здоровью (инвалиды, женщины с детьми до трех лет).
Комплект из трех первичных документов (служебная записка, уведомление сотрудника о необходимости выхода на работу и согласие работника) служит основанием для издания специального приказа о привлечении в выходные дни. В качестве обоснования для приказа служебная записка хранится в кадровой или финансовой службе учреждения не менее 5 лет (ФЗ-125), поэтому оформлять ее нужно в соответствии с нормами и стандартами, применяемыми к деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Кто и когда создает
Служебная записка о необходимости выполнения служебных обязанностей в выходной обычно пишется руководителем той службы, которой требуется эта работа. В ней должно быть четкое обоснование целесообразности ее выполнения именно в этот день (дни). Руководителю отдела, непосредственно ответственному за выполнение этой работы, следует предварительно определить, кто из сотрудников ему необходим, и заранее договориться с ним. Уведомить его можно и устно – по телефону или мессенджеру, но удобнее сделать это письменно. В этом случае имеет смысл отдельной строкой указать, что согласно ст.113 ТК РФ сотрудник имеет право отказаться от выхода на работу. При отсутствии возражений работник может написать свое согласие на этом же листе.
Важно – в уведомлении четко прописывается объем и сроки выполнения необходимой работы, а в согласии работник сообщает, на какой вариант компенсации (двойная оплата или отгул) он согласен.
Нередко встречается вариант, когда служебную записку пишет не руководитель отдела, а сам работник, который осознает, что для качественного выполнения своих служебных обязанностей ему придется дополнительно поработать в свой выходной. В этом случае имеет смысл внести в текст документа свое согласие на выход на работу и указать, какую форму компенсации он выбирает.
Служебная записка подается непосредственно руководителю организации.
Правила составления и оформления
Унифицированной формы для подобного документа законодательство не разработало. Записка оформляется в свободном стиле на стандартном листе бумаги. Поскольку документ является частью внутреннего документооборота и может стать основанием для приказа директора, следует оформлять его грамотно и лаконично.
Обязательным для деловой документации такого рода является использование следующих структурных элементов:
- стандартная «шапка» - наименование организации, должность, фамилия, инициалы автора записки и лица, которому она адресована;
- вид и название документа;
- основная информативная часть;
- дата, подпись автора;
- входящий номер, дата принятия к рассмотрению, позже – резолюция руководителя предприятия.
При привлечении сотрудника к работе в его законный выходной день необходимо очень внимательно отнестись к каждому документу, имеющему отношение к этому. Если работник обратится в Трудовую комиссию с жалобой, доказать правомерность и необходимость привлечения его к работе в выходной день будет очень непросто. Закон стоит на стороне работника, который имеет конституционное право на отдых.
ТРУДко, ИНФО
