Трудовой кодекс РФ регламентирует не только права работников, но и их обязанности. В том числе он позволяет работодателю наложить дисциплинарное взыскание на сотрудника в том случае, когда им нарушаются служебные обязанности.
Служебная записка о невыполнении служебных (должностных) обязанностей – первичный документ, информирующий руководство о должностной повинности и запускающий механизм для применения санкций.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Максимально допустимое наказание для проштрафившегося сотрудника – увольнение. Прибегать к такому суровой мере при однократном нарушении довольно рискованно, поскольку при привлечении к рассмотрению такого наказания трудовой комиссией или судом пострадавшего работника скорее всего восстановят на работе, попутно заставив работодателя выплатить все судебные издержки, пропущенные выплаты и вероятные компенсации работнику (ТК РФ, ст.394).
Работодатели чаще используют в виде наказания замечание, выговор (ТК РФ, ст.192) или какие-либо финансовые рычаги в виде штрафов или уменьшения/лишения премиальной части (депремировании) заработной платы. Последнее возможно только в том случае, если подобный вариант предусмотрен трудовым договором и локальными актами учреждения.
Служебная записка фиксирует факт невыполнения (полного или частичного) должного объема работ и служит обоснованием для приказа о взыскании, поэтому оформлять ее нужно по всем правилам и стандартам, предъявляемым к деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
ФЗ-125 предписывает хранить служебную записку в кадровой или финансовой службе учреждения не менее 5 лет.
Кто и когда создает
Служебную записку оформляет непосредственный начальник работника, нарушившего должностные обязанности, и подает ее выше, соответственно служебной иерархии.
Рекомендуется не затягивать с подачей служебной записки, поскольку ТК РФ (ст.193) разрешает наложение взыскания только в течение 1 месяца со дня обнаружения проступка. К тому же в отдельных случаях обстоятельства нарушения могут быть сглажены, ликвидированы или забыты, что может обнулить доказательную базу. А практика показывает, что подобное попустительство может быстро разрушить трудовую дисциплину и принести серьезные убытки компании.
При серьезном прегрешении сотрудника допускается прямое обращение к высшему руководству не только его непосредственного начальника, но и неравнодушного коллеги.
Правила составления и оформления
Служебная записка оформляется в свободной форме, допускается даже написание «от руки», хотя большинство организаций заранее разрабатывают собственный бланк или шаблон для создания этого документа.
Структурные элементы служебки, наличие которых желательно соблюсти:
- название организации, должность, фамилия, инициалы адресата и адресанта записки - стандартная «шапка» документа;
- вид и название;
- основная часть информативного плана;
- дата создания записки, подпись автора.
После принятия документа в работу на нем проставляются служебные отметки – порядковый номер по журналу входящих документов и дата принятия к рассмотрению.
Основной текст составляется лаконично, обоснованно и грамотно.
Специфика оформления
Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей носит информативный характер для руководства предприятия и может служить воспитательным моментом для остального коллектива. Но она может послужить важной причиной для серьезного наказания сотрудника. Поэтому необходимо очень четко и доказательно формулировать основную часть документа.
Излагая суть нарушения, нужно придерживаться реальных фактов произошедшего и избегать малейшей возможности обвинить автора в голословности или предвзятости:
- кратко изложить факт нарушения с четкой привязкой по дате, времени, наличию свидетелей (если они были);
- правильно сформулировать влияние нарушения на работу или репутацию предприятия, или его отдела;
- в заключении документа сформулировать просьбу к руководству разобраться в сложившейся ситуации.
Вывод
Не стоит недооценивать важность подобных служебных записок, даже если нарушение не так велико и скорее всего руководство не накажет проштрафившегося работника. Не нужно страдать и по поводу моральной стороны вопроса. Причины нарушений, конечно, бывают разные, но безнаказанность чаще всего приводит к систематическим нарушениям, которые в определенный момент сорвут работу всего отдела. Начальнику подразделения придется отвечать на обвинения в попустительстве и халатности, а вовремя поданные и должным образом зарегистрированные служебные записки помогут ему оправдаться.
ТРУДко, ИНФО
