Составляем служебку на переработку сотрудником рабочего времени + Примеры + рекомендации

Ситуация, когда приходиться привлекать сотрудника для работы в неурочное время случаются часто. Причины могут быть разные: срочная сдача объекта, неотложное выполнение заказа, ремонтные или восстановительные работы и пр.

Для того чтобы обосновать и согласовать работу сверх нормы составляется служебная записка, инициирующая переработку рабочего времени. Документ является основанием для выхода приказа и последующего осуществления доплат (дополнительная оплата, премирование), предусмотренных ст. 152 ТК РФ.

Документальная форма в 2023 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Продолжим...

Правовая сторона

Работа во внеурочные часы регулируется ст. 99 ТК РФ. Исходя из понятий, сверхурочная работа характеризуется двумя признаками:

• выполняется по инициативе работодателя;
• время выполнения – нерабочие часы.

Это относится к работам, выполняемым:

• с применением формулы 5/2, то есть пять рабочих дней и два выходных;
• сменной, согласно разработанному графику;
• при суммированном учете времени работы.

Есть категории сотрудников, которых нельзя привлекать к сверхурочной работе:

• не достигшие 18-летнего возраста;
• работающие на вредном производстве III и IV степени;
• женщины в условиях Крайнего Севера;
• медики, педагоги;
• беременные;
• инвалиды I и II групп.

Если специалист по личной инициативе задерживается на рабочем месте, то такие часы переработкой не считаются.

Законодательно форма документа не предусмотрена. Более того, ее можно вовсе не составлять. Но для документооборота и доказательства необходимости в сверхурочной работе она очень уместна. Особенно это касается крупных предприятий, где руководителю для принятия решения необходим документ, дающий пояснения о причине возникновения необходимости оставить сотрудника на рабочем месте после окончания трудового дня.

Кто и когда составляет

Инициатива о привлечении сотрудников к исполнению трудовых обязанностей сверх рабочего времени исходит от руководителя подразделения, в котором возникла такая необходимость. Цель составления – обосновать необходимость привлечения сотрудников к сверхурочной работе.

Тот, кого привлекают к выполнению служебных обязанностей вне служебного времени, должен ознакомиться с приказом и расписаться. Основанием для определения суммы выплат служит табель учета рабочего времени.

Правила составления и оформления

Так как законодательством не предусмотрена обязанность составления служебной записки на доплату за переработку рабочего времени, предприятие самостоятельно разрабатывает бланк и прикладывает его к учетной политике организации.

Рекомендуется включить в нее такие поля:

• должность и ФИО руководителя организации;
• должность и ФИО составителя;
• указание причин необходимости привлечения для работы сотрудников во внеурочное время:
• ФИО и должности тех, кто будет работать в дополнительные часы;
• дату, с которой будет осуществляться привлечение сотрудников.

Руководитель визирует служебную записку и издает приказ.

Поэтапное заполнение

Повторимся, что поводом к составлению служебки становится решение начальника подразделения обратиться к руководителю с просьбой привлечь сотрудников к дополнительной работе вне служебного времени. Это происходит в том случае, если он чувствует, что не получится в определенный период времени выполнить обязательства, сделать заказ. Как написать обращение к руководителю?

ТРУДко, ИНФО