На развивающемся производстве периодически приходиться менять старое, изношенное оборудование, либо приобретать новую, наиболее современную технику.
Чтобы обновить имеющуюся материальную базу и для инициирования покупки начальником подразделения пишется служебная записка на приобретение нового оборудования.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Никто не обязывает писать обращение к руководству по поводу приобретения оборудования в виде служебной записки. Предприятие может самостоятельно разработать первичный документ под эти нужды.
Но в большинстве случаев организации пользуются привычной формой, которую заполняют «от руки» либо печатают на компьютере.
Служебная записка относится к первичным документам и составляется по правилам, установленным в «Законе о бухгалтерском учете», где в ст. 9 приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в нем.
Также при составлении документа используется ГОСТ 7.0.97-2016.
На служебке не ставится печать. Срок хранения данной «первички» - 5 лет, о чем указано в ФЗ-125 от 22.10.04. Если ведется электронный документооборот, то сроки хранения определяются компанией самостоятельно и закрепляются в учетной политике.
Кто и когда составляет
Инициатором составления служебной записки на приобретение оборудования является руководитель подразделения. В свою очередь, к начальнику может обратиться любой сотрудник, которому требуется новая техника для работы.
Служебка составляется понятным языком. В нем указываются причины обращения и характеристики необходимого оборудования:
- марка;
- прочие реквизиты, чтобы руководству было понятно, о чем идет речь.
Написав данный документ, сотрудник ставит в известность руководства о возникших проблемах на его участке работы.
Инициатор передает служебную записку непосредственному начальнику, а он доводит информацию до высшего руководства.
Правильно составляем и оформляем
Служебная записка составляется в деловом стиле. В ней есть шапка, в которой указываются должность и ФИО отправителя и получателя. В основной части дается указание на суть проблемы, то есть указывается оборудование, которое необходимо приобрести, какой марки, с какими функциями.
Если на предприятии предусмотрен электронный документооборот, то подобная документация пересылается на электронную почту фирмы, а секретарь доводит информацию до лица, кому бумага адресована.
Обычно вопрос приобретения оборудования решается не одним руководителем. Он согласовывает вопрос:
- с начальником отдела финансов;
- с механиком;
- с прочими специалистами.
После принятия положительного решения издается приказ.
Поэтапное заполнение пункта
| n/n
|
Описание части
|
| 1.
|
По сложившейся традиции при заполнении первичного документа в правом верхнем углу находится шапка. В ней указывается ФИО, должности составителя и получателя. Например, «директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника информационного отдела Ломова Е.Д.» |
| 2.
|
В середине документа располагается наименование «Служебная записка».
|
| 3.
|
В основной части находится информация о сути проблемы. Необходимо правильно описать причины (в связи с поломкой, потребностью и пр.). К примеру, «В связи со значительным увеличением объема создаваемых печатных документов прошу вас приобрести дополнительный печатное оборудование (принтер) со следующими характеристиками…». |
| 4.
|
Можно внизу указать сообщение, что со служебной запиской или в устной форме к начальнику информационного отдела Ломову Е.Д. обратился менеджер Иванов Г.И., который работает на этом оборудовании.
|
| 5.
|
Внизу ставятся подпись заявителя и дата написания.
|
Служебная записка не является обязательным документом. Но она удобна для донесения информации о необходимости заменить оборудование на более новое или приобрести дополнительное. Срок хранения документа – 5 лет.
ТРУДко, ИНФО
