Нередко на предприятиях случаются ситуации, когда сотрудника приходится привлекать к работе в выходные дни, сверхурочно. При этом у него появляется право взять дополнительный выходной день (отгул) в необходимое для него время, например, по семейным обстоятельствам (ст. 153 ТК РФ).
Если вопросы предоставления такого отдыха принято согласовывать с вышестоящим руководством организации, то сделать это можно с помощью служебной записки на отгул.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Законодательство не дает прямого указания на то, что служебная записка должна обязательно присутствовать в документообороте компании. Сотрудник может написать заявление, а руководитель заверить его.
Документ удобен на крупном предприятии, когда работник изначально обращается к своему непосредственному начальнику, а последний идет со служебной запиской к директору или в отдел кадров.
Срок хранения записки определяет сама организация.
Кто и когда составляет
Служебную записку на предоставление отгула составляет работник, когда ему нужно официально оформить невыход или его непосредственный начальник в адрес вышестоящего руководителя (все зависит от ситуации и системы документооборота на предприятии).
Отгул может возникнуть при нескольких обстоятельствах:
- работа в выходные, праздничные, сверхурочно;
- при вахтовом методе;
- при отзыве из отпуска;
- сдача крови донорами.
Невыход следует согласовать со своим начальником. Не все случаи дают право на отдых в течение целого рабочего дня, иногда расчет ведется в часах. Получив служебную записку от сотрудника, непосредственный начальник согласовывает вопрос с работником кадровой службы.
В завершение процедуры издается приказ на отгул, он отмечается в табеле учета рабочего времени.
Правила составления и оформления
К служебной записке предъявляются те же требования, как и к любому первичному документу. В ней должны присутствовать необходимые реквизиты:
- название компании;
- дата составления;
- ФИО и должность составителя;
- название документа;
- описание сути обращения;
- подпись.
Документ может быть написан «от руки» или напечатан на компьютере.
Поэтапное заполнение
| n/n |
Описание части |
| 1. |
По правилам делового оборота служебная записка начинается с «шапки». В ней указываются данные составителя и получателя, так же пишется название компании. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову Виктору Дмитриевичу от начальника отдела продаж Ломова Евгения Дмитриевича». |
| 2. |
В середине листа находится название документа: «Служебная записка». |
| 3. |
В основной части содержится суть обращения: «Прошу предоставить дополнительный выходной день 14 ноября 2023 года упаковщику Семенову А.П. в связи с тем, что он положен ему за работу в выходной день 5 ноября 2023 года.». |
| 4. |
Внизу размещается подпись Ломов Е.Д. с указанием должности и ФИО. |
Начальник цеха или вышестоящий руководитель принимает решение. Если он согласен, допустим, в счет отработанного ранее времени, то делает надпись: «Не возражаю» и ставит подпись.
Служебная записка не является обязательным документом. Но она удобна для крупных организаций, где требуется согласие начальника подразделения или вышестоящего руководителя. Она может быть написана в произвольной форме или утверждена в учетной политике предприятия.
ТРУДко, ИНФО
