Составляем Служебку на дополнительную оплату сотруднику за увеличение объема выполняемых работ + Примеры

Многие организации зачастую сталкиваются с возникновением организационных моментов, которые требуют быстрых управленческих решений. Это может быть отсутствие работника (на время больничного, отпросившегося, опоздавшего, уехавшегося учиться и прочее). Быстрое решение в такие моменты всегда сопровождается появлением дополнительной работы для отдельных участников производственного процесса.

Функции, не учтенные должностной инструкцией и трудовым договором, должны быть оплачены работодателем. Основанием для начисления такой доплаты может стать служебная записка об установлении дополнительной платы за увеличение объема работы.

Документальная форма в 2022-2023 году

Мы подготовили для вас образец служебки, используемой в документообороте некоторых предприятий. Вы можете взять данный вариант за образец, скачать его и заполнить в соответствии с нашими рекомендациями.

Если составляете служебку впервые или боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.

Продолжим...

Правовая сторона

Российское законодательство не требует обязательного ведения служебных записок. Но если в организации существует такая практика, документ необходимо заполнять, придерживаясь общепринятых стандартов:

• правила составления и стандарты оформления перечислены в ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• условия и сроки хранения служебных записок закреплены в ФЗ-125;
• механизмы подачи записки учреждение устанавливает самостоятельно и закрепляет собственными локальными актами.

Служебная записка включается в разряд деловой документации и хранится в кадровой службе 5 лет, поэтому к ее написанию необходимо относиться очень ответственно.

Кто и когда составляет

Служебная записка на доплату за выполнение дополнительного объема работ (возложение дополнительных обязанностей) подается начальником подразделения, в котором есть необходимость в подобном поощрении работника.

Среди причин, требующих создания подобного документа, самыми распространенными являются:

• увеличение объема работы в связи с необходимостью наращивания выпуска продукции, изменения производственной технологии или сокращения срока выполнения заказа;
• временное отсутствие действующего сотрудника по причине болезни, отпуска или командировки (замещение);
• расширение зоны обслуживания по производственной необходимости.

Конечным адресатом записки всегда является директор предприятия, поскольку только он вправе решать вопросы финансового плана. Однако в организациях с большим количеством структурных подразделений принято проводить подобные документы согласно внутренней иерархии – от нижестоящего сотрудника к непосредственному руководителю.

Регламент подачи, как и условия создания любой служебной записки, обычно подробно прописывается во внутренних локальных актах предприятия.

Правила составления и оформления

Служебную записку на доплату можно правильно написать в свободном стиле от руки на чистом листе бумаги формата А4. Но обычно организация разрабатывает собственный шаблон для составления этого документа, а иногда даже готовый бланк, который остается только заполнить.

В любом случае в служебке должны быть отражены следующие моменты:

• название подразделения, в котором создана служебная записка;
• название документа с указанием на его вид;
• фамилия, инициалы и должность адресата и автора документа;
• дата создания, подпись составителя;
• отметки о приеме служебной записки (дата, номер по журналу регистрации входящих документов).

Основной текст должен быть грамотным, логическим и лаконичным.

Специфика оформления

Служебная записка на доплату будет служить основанием для принятия финансового решения, поэтому в ней должны быть соблюдены следующие условия:

• формулировка производственной проблемы и предложение по ее решению;
• наличие четкого обоснования для предложенного варианта решения;
• наличие всех сведений, необходимых для принятия решения руководителем организации;
• наличие всех сведений, необходимых для бухгалтерии и кадровой службы для оформления решения;
• наличие согласований, если они необходимы.

• фамилии, инициалы, должности и табельные номера всех работников, о которых идет речь в документе;
• точные даты сроков, на время которых необходимо вводить доплату;
• наличие у работника необходимых допусков и разрешений для выполнения дополнительной работы обязательно должно подтверждаться наличием у него действительных разрешающих документов (удостоверения, дипломы, сертификаты с указанием их регистрационных номеров, сроков действия и даты выдачи).

Грамотно составленная и вовремя поданная служебная записка поддержит устойчивую работу предприятия.

                         ТРУДко, ИНФО