Обновлено и проверено на актуальность (04.апреля.2024)
Для того чтобы списать представительские расходы, нужно их документально подтвердить и экономически обосновать. Для целей обоснования можно использовать стандартный акт на списание.
Для целей налаживания деловых контактов многие компании организуют различного рода бизнес мероприятия. К таким можно отнести приемы официальных делегаций, встречи, переговоры с партнерами по бизнесу и прочие. Их организация, обслуживание сопровождается тратами, которые называются представительскими. Они подлежат обязательному документированию.
Каждое такое бизнес мероприятие может планироваться заранее, а проходить согласно уже утвержденному плану. Но инициировать его имеет право и должностное лицо - непосредственный их организатор, отвечающий за проведение, обслуживание. Тогда главе компании подается служебная записка. По окончании ее рассмотрения, при положительном решении издается соответствующий приказ руководителя. На основании данного распоряжения разрабатывается специальная программа, составляется смета расходов, прочие сопутствующие документы. После того, как все закончится, формируется, утверждается отчет.
После окончания мероприятия подводятся итоги, составляется отчет. К нему может приобщаться составленный попутно акт об имевших место расходах. Составляет акт, как правило, специально созданная для этого комиссия. Ее создание и состав из компетентных специалистов утверждается приказом главы организации. Комиссия проверяет имеющиеся данные, принимает решение о признании (не признании) тех либо иных расходов представительскими.
Конкретного списка документов и их форм, подтверждающих представительские расходы, закон не устанавливает. Между тем:
Из сказанного выше следует, что акт списания здесь - не обязательный документ. Его можно составить дополнительно к отчету по итогам мероприятия. Именно посредством данного акта многие организации предпочитают подтверждать списание представительских трат. Делается это на случай проверки, чтобы у проверяющих не было сомнений в обоснованности представительских затрат и в правомерности их признания.
Типовой формы для подобного акта нет. Составлять его нужно самостоятельно. Как вариант, можно разработать свою форму и заполнить ее. В любом случае такой документ должен иметь (применительно к ст. 9 ФЗ № 402):
| Составные части акта | Описание каждой части (как заполнять) |
| Заголовочная («шапка» вверху документа) | — название документа (с указанием на списание представительских затрат); — где и когда его составляли (место, дата) |
| Содержательная (основная) | — кто участвовал в составлении, подписании акта (ФИО, должность каждого члена комиссии); — информация о прошедшем мероприятии (как называется, где и когда проходило); — список списываемых представительских расходов с указанием их суммы; — заключение об обоснованности списания |
| Заключительная | — подпись каждого члена комиссии с расшифровкой |
| № n/n | Статья расходов | Сумма, руб. | Причины списания |
| 1 | Транспортные услуги (доставка участников к месту назначения) | 8000 | Договор с транспортной компанией ООО «Дорога» №11 от 24.03.202_ |
| 2 | Услуги переводчика, не состоящего в штате организации | 2000 | ГПХ с переводчиком от 24.03.202_ |
| 3 | Буфетное обслуживание (кофе-брейк) | 20000 | Чек ККМ «Встреча» №21134 от 25.03.202_ |
| - | Итого: | 30000 | - |
ТРУДко, ИНФО
По окончанию уборки целесообразно зафиксировать результат в акте, указав сделанный объем, стоимость и претензии заказчика (если таковые имеются).
Поскольку документ отражает фактически оказанные услуги, составлять его стоит непосредственно представителю исполнителя. С перечнем, обозначенным в форме, заказчик может согласиться или же указать свои претензии, если они имеются.
Подписывается акт обеими сторонами, у каждой из которых остается свой экземпляр.
Акт выполненных работ составляется по окончанию проведения электромонтажа, т.е. при сдаче объекта подрядчиком заказчику. Документ подписывают обе стороны, указав в нем объемы и стоимость работ, претензии, если таковые имеются. Обязанность проведения сдачи-приемки регулируется ст. 753 ГК РФ.
Составить и заполнить акт не сложно. Нужно обязательно обратить внимание на существующие нюансы и требования закона к первичной документации. Так, документ будет считаться официальным, если в нем указаны:
По окончанию работ по установке окон заказчик принимает объект, проверяет качество монтажа. Исполнитель же фиксирует этот этап путем составления специального акта, в котором указывает их объем, цену и претензии принимающей стороны, если таковые имеются (ч. 4 ст. 753 ГК РФ).
Установка окон, как и их замена, требует наличия особых знаний. Поэтому составлять документ лучше исполнителю, так, как только он способен четко отобразить в документе проделанные действия, их объем и стоимость.
