Вы здесь

Составляем служебку на обоснование возмещения денежных средств сотруднику предприятия + Примеры + рекомендации

Предприятие обязано возместить расходы сотруднику, если они потрачены на нужды организации, согласованы с руководством и документально подтверждены. Для инициирования процесса возврата составляется служебная записка на возмещение (возврат) денежных средств.

Служебная записка на возмещение денежных средств образец

Грамотный образец в 2023 году

Мы подготовили образец служебки, который вы прямо сейчас можете скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:

Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…

Правовая сторона

Документ составляется по нескольким причинам:

  • аванс, выданный при отправлении сотрудника в командировку, не покрыл его фактические расходы;
  • была произведена закупка ТМЦ, а расчет произведен наличными или с карты работника.

Нередко такие расходы бывают при оформлении разрешительной документации, при получении лицензий, когда необходимо произвести канцелярские расходы, сделать ксерокопии, а сотрудник при этом находится в другом городе.

После возвращения из командировки сотрудник обращается к руководителю с просьбой возместить ему собственные средства, потраченные на нужды компании. При этом многие фирмы используют служебную записку для краткого разъяснения работником сложившейся ситуации.

Законодательство не дает прямого указания, что должен составляться именно такой документ. Предприятие вправе самостоятельно разработать форму и ввести его действие в учетную политику предприятия.

Кто и когда составляет

Служебную записку на возмещение (возврат) денежных средств пишет сотрудник, который произвел подобные траты. Если работника отправляют в командировку, то на него должен быть приказ.

На основании его бухгалтер осуществляет предварительный подсчет суточных, оплаты проезда и проживания. Нередко этих денег не хватает, так как заранее трудно определить, сколько будет стоить номер в гостинице, иногда пребывание в другом городе затягивается на несколько дней.

Вернувшись, сотрудник пишет служебную записку с просьбой возместить ему понесенные дополнительно расходы и прикладывает оправдательные документы. Все это передается руководителю компании, которые принимает решение по выплатам и отдает распоряжение в бухгалтерию.

В зависимости от принятого в организации документооборота, служебная записка передается:

  • лично;
  • через секретаря;
  • на корпоративную электронную почту.

Такая же процедура предусмотрена, если работник закупает ТМЦ и платит при этом свои деньги.

Правила составления и оформления

К служебной записке применяются те же правила, что и к любому первичному документу. В ней должны содержаться:

  • наименование компании;
  • название документа;
  • должность и ФИО составителя;
  • подпись;
  • дата;
  • суть обращения.

Эти требования содержатся в п.2 ст.9 402-ФЗ.

Поэтапное заполнение пунктов

  • Начинается заполнение служебной записки с «шапки», которая располагается в правом верхнем углу.
  • Далее идет описательная часть документа, в которой обозначается ситуация, приведшая к перерасходу средств и сумма, предъявляемая для возмещения.
  • В нижней части документа указывается дата написания с расшифровкой, и подпись составителя записки.
Служебная записка на возмещение денежных средств по авансовому отчету

Срок хранения документа определяет организация и закрепляет его в учетной политике.

                         ТРУДко, ИНФО

Поделись статьЁй с друзьями!
Опубликовано (25.05.2024)
Просмотры: 166

Обслуживание оборудования включает в себя обширный перечень услуг, которые по факту выполнения указываются в акте выполненных работ для передачи результата заказчику.

Документальная форма (скачать бланк)

Кто, как и когда составляет

Подготовка документа возлагается на исполнителя. Сотрудник, наделенный полномочиями, вносит данные в бланк по завершению работ с оборудованием. Основанием считается договор на техническое обслуживание оборудования. Данные договора прописываются в акте. Участвуют в подписании акта обе стороны сделки, при необходимости с участием доверенных лиц.

Опубликовано (25.05.2024)
Просмотры: 445

Замена радиатора отопления при неисправности требует приема-передачи конечных результатов (норма ст. 753 ГК РФ). Для этого сторонами составляется акт выполненных работ.

Основанием для составления документа является договор на монтаж (установку) системы отопления. Акт формирует сторона, предоставляющая услугу в лице уполномоченного на данное действие сотрудника.

 

Опубликовано (08.05.2024)
Просмотры: 759

Офисную мебель списывают чаще из-за непригодности, неустранимых повреждений (неисправностей механизмов), внешних дефектов, морального устаревания. Примером может быть деформированный каркас, порванная обивка у дивана, несоответствие внешнего вида современным требованиям. Тогда его снимают с баланса (т. е. учета), оформляя акт списания.

Кто, как, когда составляет

Составлением занимается комиссия, созданная по приказу главы организации, который его же и утверждает. До этого компетентный состав комиссии должен:

  • осмотреть диван, оценить, выяснить его состояние;
  • определить, можно ли что-то отремонтировать, оправдывает ли себя ремонт.