Предприятие обязано возместить расходы сотруднику, если они потрачены на нужды организации, согласованы с руководством и документально подтверждены. Для инициирования процесса возврата составляется служебная записка на возмещение (возврат) денежных средств.
Грамотный образец в 2023 году
Мы подготовили образец служебки, который вы прямо сейчас можете скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:
Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…
Правовая сторона
Документ составляется по нескольким причинам:
- аванс, выданный при отправлении сотрудника в командировку, не покрыл его фактические расходы;
- была произведена закупка ТМЦ, а расчет произведен наличными или с карты работника.
Нередко такие расходы бывают при оформлении разрешительной документации, при получении лицензий, когда необходимо произвести канцелярские расходы, сделать ксерокопии, а сотрудник при этом находится в другом городе.
После возвращения из командировки сотрудник обращается к руководителю с просьбой возместить ему собственные средства, потраченные на нужды компании. При этом многие фирмы используют служебную записку для краткого разъяснения работником сложившейся ситуации.
Законодательство не дает прямого указания, что должен составляться именно такой документ. Предприятие вправе самостоятельно разработать форму и ввести его действие в учетную политику предприятия.
Кто и когда составляет
Служебную записку на возмещение (возврат) денежных средств пишет сотрудник, который произвел подобные траты. Если работника отправляют в командировку, то на него должен быть приказ.
На основании его бухгалтер осуществляет предварительный подсчет суточных, оплаты проезда и проживания. Нередко этих денег не хватает, так как заранее трудно определить, сколько будет стоить номер в гостинице, иногда пребывание в другом городе затягивается на несколько дней.
Вернувшись, сотрудник пишет служебную записку с просьбой возместить ему понесенные дополнительно расходы и прикладывает оправдательные документы. Все это передается руководителю компании, которые принимает решение по выплатам и отдает распоряжение в бухгалтерию.
В зависимости от принятого в организации документооборота, служебная записка передается:
- лично;
- через секретаря;
- на корпоративную электронную почту.
Такая же процедура предусмотрена, если работник закупает ТМЦ и платит при этом свои деньги.
Правила составления и оформления
К служебной записке применяются те же правила, что и к любому первичному документу. В ней должны содержаться:
- наименование компании;
- название документа;
- должность и ФИО составителя;
- подпись;
- дата;
- суть обращения.
Эти требования содержатся в п.2 ст.9 402-ФЗ.
Поэтапное заполнение пунктов
- Начинается заполнение служебной записки с «шапки», которая располагается в правом верхнем углу.
- Далее идет описательная часть документа, в которой обозначается ситуация, приведшая к перерасходу средств и сумма, предъявляемая для возмещения.
- В нижней части документа указывается дата написания с расшифровкой, и подпись составителя записки.
Срок хранения документа определяет организация и закрепляет его в учетной политике.
ТРУДко, ИНФО
