Организация не может функционировать без использования ТМЦ. Материалы применяются при производстве продукции, осуществлении торговых операций, при оказании образовательных, консультационных и прочих услуг.
Обычно, снабжение предприятия товарно-материальными ценностями происходит по отлаженной схеме. Но бывают ситуации, когда производственных материалов не хватает, либо требуются новые образцы для тех или иных целей. Для приобретения новой продукции требуется обоснование и согласование этих действий с руководством компании для чего и составляется служебная записка на закупку необходимых материалов.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
В отличие от основных средств, движение ТМЦ на предприятии происходит постоянно. Иногда материалы расходуются в большем количестве, чем в обычной деятельности:
- выполняется крупный заказ, когда требуется большое количество сырья для производства;
- отчетный период в бухгалтерии, когда используется дополнительное количество бумаги для распечатки;
- создание нового отдела, который нужно оснастить всем необходимым.
Причин может быть множество. За наличие ТМЦ отвечает начальник подразделения, поэтому он обращается к руководителю организации с просьбой о приобретении материалов.
Служебная записка не является обязательным документом. Но большинство организаций используют ее в деловом обороте, не тратя время на разработку собственной формы.
В ней уже заложены все необходимые требования по 402-ФЗ об оформлении «первички». Документ хранится в организации не менее 5 лет, если руководствоваться данным законом. В Приказе Минкультуры № 558 от 25.08.10 срок хранения служебной записки не упоминается. Из чего можно сделать вывод, что предприятие вправе самостоятельно установить его.
Кто и когда составляет
Инициатором составления служебной записки на приобретение (закупку) необходимых материалов является начальник подразделения, где обнаруживается их нехватка. Если он вовремя не известит руководство о возникшей проблеме, то работа приостановится, сорвутся сроки.
Обращение к руководителю убережет руководителя среднего звена от ответственности за несвоевременное выполнение заказа, оформления документации.
Документ передается лично руководителю компании, через секретаря или в электронном виде на корпоративную почту.
Правила составления и оформления
Служебная записка, как и любая «первичка», должна содержать необходимые пункты. Какие?
- данные о составителе и получателе;
- наименование организации;
- дату составления;
- описание сути обращения;
- ФИО и подпись заявителя.
Служебка может быть написана «от руки» или напечатана на компьютере.
Поэтапное заполнение пунктов
| n/n |
Описание части |
| 1 |
Составление документа начинается с «шапки». В ней содержатся информация о должности, ФИО сторон и название организации. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от мастера производственного цеха Ломова Е. Д.» |
| 2 |
В середине листа помещается название документа «Служебная записка» |
| 3 |
В основной части рассказывается о сути обращения: «В связи с исполнение крупного заказа (производство приборов У-12) прошу дополнительно приобрести материалы для упаковки и транспортировки изделий…». |
| 4 |
В конце проставляется должность, ФИО обратившегося «Мастер производственного цеха Ломов Е. Д.» и дата составления служебки. |
Служебная записка передается директору предприятия, он дает дальнейший ход документу.
ТРУДко, ИНФО
