После того, как вышел срок хранения документов, они уничтожаются. Однако бумаги нельзя просто сжечь либо выбросить. Документы уничтожаются в присутствии членов комиссии, составляется акт с перечислением наименований, дат и номеров уничтожаемых бумаг.
Для этого издается приказ на формирование комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Как это делается, какие правила существуют для его издания и подписания?
Документальный образец в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения типового приказа (не унифицированной формы), а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Если такого рода процессы на вашем предприятии происходят нечасто, дочитайте материал до конца. Продолжим...
Правовая сторона
Сроки хранения первичных документов установлены 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Когда скопилось большое количество «первички», происходит их сортировка и отбор тех, которые подлежат уничтожению.
Для этого назначается специальная экспертная комиссия, в компетенцию которой входит:
- отбор «певички», которую нужно сдать в архив, а какую уничтожить;
- выбор способа уничтожения бумаг;
- отбор документов, которые требуется восстановить, тех, которые пострадали от внешних повреждений.
Комиссия отделяет бумаги, подлежащие уничтожению, составляет их опись и выбирает один из способов уничтожения:
- измельчение при помощи «шредера»;
- сжигание;
- сдача в макулатуру.
Члены комиссии присутствуют в момент уничтожения бумаг, ставят подпись в акте.
Срок действия приказа определяется руководителем предприятия. Печати не требуется. Если выбывает один из членов комиссии, издается его новый вариант.
Кто, когда и на каком основании
Инициатором издания приказа чаще всего является главный бухгалтер организации или архивариус, если такая единица имеется в штате. Большую часть уничтожаемых документов составляют бухгалтерские бумаги и текущая переписка отдела продаж и закупок.
Подпись ставит руководитель. Кандидатуры членов комиссии подбираются из сотрудников бухгалтерии, отдела кадров, юристов.
Правила составления
Специального бланка приказа не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою форму, составляет его на фирменном бланке или на обычном листе А4.
Есть перечень необходимых реквизитов и сведений, которые должны содержаться в приказе:
- название;
- наименование юридического лица;
- номер и дата;
- основная часть, в которой дается указание на формирование и утверждение комиссии для уничтожения документов и приводится список ее членов, должность и ФИО председателя;
- должность, ФИО и подпись руководителя.
После ознакомления с приказом под надписью «с приказом ознакомлен» ставят подписи все заинтересованные лица.
Поэтапное заполнение пунктов
Обычно документ печатается на фирменном бланке. Если его нет или в компании это не принято, тогда:
| Часть |
Описание |
| Заголовочная |
Сверху размещается наименование, например, «Общество с ограниченной ответственностью «Лабиринт»». Далее:
Наименование документа: «Приказ на создание (назначение) комиссии по уничтожению документов».
Номер и дата: «№ 11-п от 15 января 2023 года». |
| Содержательная |
Основная часть: «Создать комиссию в составе: Председатель: юрист Кудряшов А.В., Члены: бухгалтер Викторова Е.И., делопроизводитель Иванова Т.Ю.».
Перечислить все распоряжения, которые требуют исполнения в процессе уничтожения бумаг.
Следующий пункт: распоряжение руководителя о контроле за исполнением: «контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
|
| Реквизиты |
Далее следует подпись руководителя с указанием должности, например, «директор подпись Рогозин А.П.»
Далее ставятся подписи председателя и членов комиссии, что они ознакомлены с распоряжением. |
Вывод: Приказ может составляться по собственно разработанной форме, издаваться на неопределенный период времени. Новый вариант составляется, если меняется какая-то из кандидатур. Ставить печать не требуется.
ТРУДко, ИНФО
