Для каждого первичного документа, а также журналов, регистров существует определенный срок хранения, предусмотренный в рамках законодательства. Хранить их дольше не имеет смысла. Когда «первичка» подшивается, сотрудник делает на папке пометку «хранить до…». После наступления этой даты папки группируются и издается приказ на уничтожение документов.
Документальный образец в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения типового приказа, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Если считаете, что ваших знаний недостаточно для верного оформления приказа, дочитайте материал до конца. Продолжим...
Правовая сторона
Процедура избавления от ставших ненужными (архивных) документов довольно сложная. Во-первых, создается комиссия, члены которой должны быть юридически «подкованы», чтобы разобраться в том, какие бумаги правомерно уничтожить, а какие оставить для дальнейшего хранения.
Предварительно проводится проверка каждого документа, папки актируются, лишь после подписания акта они могут быть уничтожены. Всей процедуре предшествует
издание специального приказа
, в котором дается указание на уничтожение документации с истекшим сроком хранения, озвучивается состав комиссии и способ уничтожения:
- при помощи шредера;
- путем сжигания;
- отправка на утилизацию.
В последнем случае заключается договор со специализированной организацией. Бумага хранится не менее 5 лет, печать на ней не ставится.
Кто, когда и на каком основании составляет
Инициатором процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения чаще всего выступает руководитель подразделения, в котором скопились лишние бумаги:
- главный бухгалтер;
- заведующий складом;
- кадровик.
Комиссия чаще всего выбирается из сотрудников этих служб, так как они знакомы с законодательством и легко справляются с проверкой уничтожаемых документов на предмет истечения срока хранения.
Проект приказа передается руководителю, который принимает решение о его подписании.
Правила написания и оформления
Каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк приказа и закрепить его применение в учетной политике. Однако есть необходимые пункты, которые должны содержаться в реквизитах:
- название организации (ФИО ИП);
- наименование – «Приказ об уничтожении…»;
- дата составления;
- основная часть, содержащая ФИО членов и председателя комиссии, указание на то, каким способом бумаги будут уничтожаться, даются ссылки на приложения;
- подпись руководителя.
После издания приказа председателя и членов комиссии знакомят с ним под роспись.
Образец (поэтапное заполнение)
| Часть |
Описание |
| Заголовочная |
Здесь приводится наименование компании, название формы, дата составления. |
| Содержательная |
В ней содержится приказ уничтожить документацию за период с… по …., назначается экспертная комиссия в составе председателя, членов с указанием должностей, ФИО, а также способ уничтожения бумаг. |
| Реквизиты |
Внизу проставляется должность, ФИО руководителя, ставится его подпись, а также предусматривается блок для ознакомления с приказом заинтересованных лиц. |
Приказ об уничтожении документов составляется по разработанной в компании форме (можно применять унифицированную) в одном экземпляре, подписывается руководителем, печать не требуется.
ТРУДко, ИНФО
