Строительные, производственные и торговых предприятия постоянно нуждаются в закупке товаров для своих коммерческих нужд.
Для инициирования приобретения тех, или иных ТМЦ нужно заручиться поддержкой и разрешение непосредственного руководителя. Именно с этой целью (обоснования) и составляется служебная записка на приобретение товара.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
по нормам действующего законодательства работодатель обязан обеспечить сотрудников всем необходимым для выполнения своих профессиональных функций (ст. 22 ТК РФ).
Товары приобретаются для осуществления производственных функций:
- канцтовары;
- компьютерная техника;
- мебель;
- инструменты;
- прочие товары.
Чтобы уведомить руководство о необходимости приобретения ТМЦ, должна быть выработана специальная документальная форма. В нашем случае, это служебная записка, которая не является обязательным документом. Компания может самостоятельно разработать форму и закрепить ее в учетной политике.
Нет определенных законом сроков хранения служебной записки. При этом нужно руководствоваться здравым смыслом, определив самостоятельно, потребуется ли документ при проведении налоговой проверки, восстановлении других документов в случае форс-мажорных обстоятельств.
Кто и когда составляет
Служебную записку на приобретение товара составляет лицо, ответственное за бесперебойное снабжение организации товарами. В зависимости от дальнейшего использования приобретенных ценностей документ составляет:
- сотрудник службы снабжения;
- директор магазина, если он является одним из структурных подразделений компании;
- товаровед или продавец, если решение принимает завмаг;
- руководитель подразделения, если товар будет использоваться для осуществления служебных обязанностей.
Товар может использоваться в производственном процессе для упаковки готовой продукции, в качестве бонуса. К примеру, к бытовой технике может прилагаться книга рецептов, закупленная на стороне.
Документ передается директору (генеральному директору), руководителю службы снабжения, заведующему магазином. Передача служебки происходит в зависимости от принятых в организации правил делового оборота. Ее можно составить в письменном виде, напечатать на компьютере. Передача происходит лично либо через секретаря, отправляется на электронную почту компании.
Правила составления и оформления
Статья 9 402-ФЗ предусматривает обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в первичном документе. Требования распространяются и на служебную записку. Они подразумевают наличие:
- наименование организации и документа;
- дату;
- подпись лица, составившего документ;
- суть;
- наименование товаров, которые необходимо приобрести;
- их количество.
В организации могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты, например, наименование подразделения.
Поэтапное заполнение
| Название части |
Описание |
| Шапка |
Вверху служебной записки указываются должности и ФИО составителя и получателя. |
| Описательная |
Содержит обоснование закупки тех или иных товаров, описание причин, указание на конкретные марки необходимых в работе ТМЦ. |
| Заключительная |
Подпись сотрудника, с расшифровкой и дата составления документа. |
Важный момент
Служебная записка не имеет унифицированной формы и срока хранения в организации. Обязанность по передаче ее в архив отсутствует.
ТРУДко, ИНФО
