В процессе деятельности юридического лица происходит движение кадров. Кто-то идет на повышение, другому специалисту предлагается занять вакантную должность в связи с сокращением штата или по любой другой причине. Нередко сам работник проявляет инициативу для продвижения по служебной лестнице.
Так или иначе, но любые такие перемены внутри компании требуется согласования с ее руководством. Именно для этого первоначально составляется служебная записка о переводе специалиста на другую должность.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
В зависимости от того, кто выступил инициатором изменения служебного положения, применяются статьи 72, 73, 77 Трудового Кодекса. Нормы законодательства предусматривают перевод:
- для временного и постоянного исполнения новых трудовых обязанностей;
- в другое структурное подразделение (отдел);
- в другую местность при изменении местоположения юридического лица.
Если инициатором является работодатель, то он должен заручиться согласием работника, кроме простоя и чрезвычайных обстоятельств.
Нельзя переводить сотрудника на должность, которая противопоказана ему по состоянию здоровья, даже если инициатива исходит от него самого.
Вариантов необходимости перевода на другую должность может быть несколько:
- беременная сотрудница переводится на работу с более легкими условиями труда (графиком);
- освобождается должность в другом отделе или подразделении компании;
- освобождение вышестоящей должности;
- необходимость временного замещения отсутствующего сотрудника.
Служебная записка не является обязательным документом. Вместо нее сотрудник может написать заявление. Но в случае с переводом по инициативе работодателя - это удобный способ уведомления и согласования.
Хранится она 5 лет, согласно 125-ФЗ, 402-ФЗ.
Кто, когда и как составляет
В зависимости от того, кто является инициатором перевода, служебная записка может быть составлена:
- начальником подразделения, где намечается перевод;
- сотрудником.
В первом случае причиной может стать появление вакантной должности в подразделении, куда рекомендуется перевести работника. Сотрудник тоже имеет право составить служебную записку, но чаще это оформляется заявлением.
Начальник подразделения при освобождении вакантной должности извещает руководителя компании о том, кому он считает нужным предложить занять ее. Перед написанием необходимо согласовать решение с работником.
Документ передается руководителю лично либо через секретаря. Если в организации применяется электронный документооборот, то записка отправляется на корпоративную электронную почту.
Правила составления и оформления
Унифицированной формы служебной записки нет. Но есть правила оформления первичных документов. Согласно 402-ФЗ, они должны содержать:
- наименование компании;
- должности и ФИО лица, составившего бумагу;
- информацию о содержании хозяйственной операции;
- подпись составителя;
- дата составления.
Некоторые организации разрабатывают собственный бланк документа, который закрепляют в учетной политике организации.
Поэтапное заполнение
| n/n |
Описание части |
| 1. |
В правом верхнем углу находится «шапка». Здесь указываются отправитель и получатель документа. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д от начальника отдела продаж Ломова В.Д.». |
| 2. |
В середине документа находится его наименование: «Служебная записка». |
| 3. |
В основной части раскрывается содержание планируемого кадрового перевода. К примеру, «Прошу Вас рассмотреть вопрос о переводе менеджера по продажам Васильевой Е.И. на должность старшего менеджера по продажам. Она работает в нашей компании более 5 лет, зарекомендовала себя, как ответственный сотрудник. В прошлом году Васильева Е.И. прошла курсы повышения квалификации и получила аттестат по специализации «Маркетолог».». |
| 4. |
Если планируется временный перевод, то должно быть указание на начало и конец периода. Например, «Прошу перевести мерчендайзера Волкова А.И на должность продавца-кассира на срок с 12.08.2023 по 07.09.2023 на время, пока Голикова Р.А. находится в очередном отпуске. Волков А.И. на перевод согласен». |
| 5. |
В конце документа проставляется дата, должность, ФИО и подпись лица, составившего служебку. |
Служебная записка о переводе на другую должность не является обязательным документом. Однако ее используют многие компании из-за удобства и упорядочения принятия решений. Документ может писаться «от руки», набираться на компьютере. Срок хранения служебной записки – 5 лет.
ТРУДко, ИНФО
