Составляем служебку на замещение должности в период отпуска сотрудника + примеры

Одна из наиболее частых управленческих проблем в организации – уход сотрудника в отпуск, особенно если это высококлассный специалист, выполняющий особую работу специфического характера – главбух, главный инженер, кадровик или сам директор. Его обязанности так или иначе должны выполняться, иначе организация может потерять эффективность работы на конкретном участке и поэтому без процесса замещения должности не обойтись.

Для того, чтобы представить руководителю достойную кандидатуру на период отпуска специалиста, составляется служебная записка о временном возложении обязанностей на другого сотрудника. Это первичный документ, который запускает весь последующий процесс согласования и оформления.

Документальная форма в 2023 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Продолжим...

Правовая сторона

Возложение дополнительных обязанностей на сотрудника всегда таит в себе сложности, налагаемые Трудовым кодексом РФ. Проще всего ситуация, когда функции уходящего в отпуск специалиста принимает его коллега, выполняющий аналогичную работу, соответственно, имеющий все необходимые компетенции и допуски. В остальных случаях при выборе замещающего работника следует помнить:

• законодательство предъявляет ко многим категориям работников специальные требования, которые необходимо соблюдать, например, лицам, имеющим судимость, нельзя осуществлять педагогическую деятельность (ТК РФ, ст.331);
• женщины не имеют права выполнять работы, предполагающие манипуляции с тяжестями (ТК, ст.253, ч.2);
• исполнение обязанностей, связанных с ведением бухгалтерского учета запрещено иностранцам, пребывающих в РФ временно (ТК, ст.298).

В случае, когда частичное замещение не исключает выполнение трудовых обязанностей на основном месте работы, следует помнить, что подобное совмещение невозможно, если работа (основная или дополнительная) связана с опасными или вредными условиями труда.

Служебная записка – внутренняя деловая бумага, не имеющая законодательного статуса обязательного ведения, но оформлять ее надо, придерживаясь общепринятых стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016), и хранить в кадровой службе не менее 5 лет в соответствии с ФЗ-125.

Кто и когда создает документ

Служебная записка на замещение подается непосредственным начальником работника, который уходит в отпуск. Регламент подачи обычно подробно прописывается во внутренних локальных актах предприятия.

Конечным адресатом записки всегда является директор предприятия, поскольку именно ему придется принимать окончательное решение.

Правила составления и оформления

При написании служебной записки обычно пользуются специальным шаблоном, который разработан и принят в организации. Но ее можно написать и в свободном стиле от руки на стандартном листе бумаги формата А4.

В обязательном порядке в документе должны быть обозначены следующие моменты:

• название отдела, который отправляет служебную записку;
• вид и название документа;
• фамилия, инициалы и должность руководителя организации и автора документа;
• дата создания, подпись составителя;
• отметки о приеме служебной записки (дата принятия, внутренний номер).

Основной текст пишется лаконично, с использованием четких и грамотных общепринятых в деловом стиле формулировок.

Служебная записка на замещение на время отпуска, образец:

                         ТРУДко, ИНФО