В организациях инвентаризация проводится по графику. Бывают случаи, когда приходится делать ее, выходя за рамки составленного заранее плана. Например, если увольняется материально-ответственное лицо.
Во время ревизии выявляются излишки и недостачи. По ним руководитель принимает меры. Чтобы поставить его в известность, составляется служебная записка по фактическим результатам инвентаризации.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Законодательство не дает четких указаний на то, нужна ли служебная записка после подсчета товарно-материальных ценностей и сверки с данными бухгалтерии. Но разработанная форма гораздо удобнее, поэтому многие организации отдают ей предпочтение.
Форму можно разработать самостоятельно, учитывая требования 402-ФЗ, в котором указан необходимый перечень реквизитов:
- наименование юридического лица;
- название документа;
- дата составления;
- описание сути хозяйственной операции;
- данные получателя и заявителя;
- подпись лица, который составил служебку.
Хранится служебная записка в архиве организации, срок – не менее 5 лет.
Кто и когда составляет
Для проведения инвентаризации в организации создается специальная комиссия. На крупных предприятиях их несколько:
- по основным средствам;
- по ТМЦ;
- для проведения ревизии кассы.
В каждой задействованы специалисты, которые могут идентифицировать объект, определить соответствие наименования фактически предоставленному на обозрение предмету.
Ответственность о доведении результатов проведенной инвентаризации до руководителя лежит на председателе комиссии. Он может принести инвентаризационные ведомости, но это неудобно. Выборка по несовпадающим позициям с предложениями, оформленная в служебной записке, поможет в быстром принятии решения.
Она передается лично руководителю либо через секретаря.
Правила составления и оформления
Служебная записка составляется в одном экземпляре на имя руководителя компании. По правилам составления документ состоит из трех разделов:
- в правом верхнем углу находится шапка, в которой содержится информация о получателе и заявителе с указанием должностей и ФИО;
- основная часть содержит данные, передаваемые на рассмотрение, и просьба о принятии дальнейшего решения по изложенной информации;
- в конце ставится подпись и дата составления.
В основной части нередко размещается таблица, в которую включены спорные моменты, требующие принятия решения.
Поэтапное заполнение
Во время проведения инвентаризации результаты подсчета заносятся в форме ИНВ-26. По ее результатам подводится итог соответствия фактического наличия данным бухгалтерского учета. С материально-ответственного лица берется пояснение, если обнаружены недостача либо убытки.
Если в организации принято извещать руководителя путем составления служебной записки о результатах инвентаризации, то председатель комиссии пишет ее.
- В шапке документа указываются данные инициатора и руководителя. Например, «директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника гаража Ломова Е.Д.»
- В теле указываются выявленные факты и просьба принять решение в отношении имеющихся расхождений. К примеру, «Предлагаю по факту недостачи провести проверку, установить виновных лиц и привлечь их к дисциплинарной ответственности с возмещением нанесенного ущерба.».
Сверстать основные данные по акту лучше в сводной таблице.
Внизу ставится подпись составившего документ и дата составления.
К служебной записке прилагается объяснение материально-ответственного лица, исходя из которого руководитель принимает решение. Если он считает, что нет факта хищения, то принимает решение о списании отсутствующих деталей. В противном случае с МОЛ производится удержание согласно приказа.
Излишки приходуются на склад.
Служебная записка не является обязательным документом, пишется председателем инвентаризационной комиссии и передается руководителю. Хранится документ в течение 5 лет.
ТРУДко, ИНФО
