Составляем приказ на использование автомобиля сотрудника для целей организации

Не все предприятия имеют достаточное количество автомобильной техники, чтобы хватило на осуществление текущей деятельности. Приобретать собственные автотранспортные средства не всегда целесообразно, иногда удобнее воспользоваться арендованными.

Частый вариант, который удобен и работодателю, и сотруднику – использовать транспорт последнего. Предприятию не нужно делать крупные вложения на покупку транспортного средства (ТС), а у сотрудника появляется возможность получить дополнительный доход. После подписания договора, доп. соглашения по организации издается приказ об использовании личного автомобиля для целей предприятия.

Документальный образец в 2023 году

Предлагаем вам образец заполнения типового приказа (не унифицированной формы), а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Если такого рода процессы на вашем предприятии происходят нечасто, дочитайте материал до конца.

Продолжим...

Правовая сторона

Аренда

Взаимоотношения между арендатором и арендодателем в этом случае регулируются статьями 632 и 642 ГК РФ. Заключается договор аренды, в тексте которого прописывается цена и порядок расчётов.

Дополнительное соглашение

Другой вариант – составление дополнительного соглашения к трудовому договору.

В условиях дополнительного соглашения не прописывается точный размер компенсации за использование личного автомобиля, так как эта сумма ежемесячно может меняться и зависит от интенсивного использования авто в целях предприятия. Поэтому, руководитель своим приказом может обозначить точный размер ежемесячной компенсации на основании предоставляемых ему дынных.

Напомним, что приказ, который является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения в организации. Именно так обычно прописано в уставе любого предприятия.

Документ относится к категории административно-хозяйственной деятельности и хранится 5 (пять) лет.

Кто, когда и как составляет приказ

Инициатором оформления договора аренды на ТС сотрудника может выступать руководитель компании или того подразделения, где требуется использовать транспорт. Он пишет служебную записку, на основании которой составляется договор, а, в последующем, приказ.

К примеру, отделу снабжения нужен транспорт, чтобы ежедневно встречаться с поставщиками, получать заявки и перевозить товар. Автомобилей, принадлежащих предприятию, недостаточно. Руководитель обращается к директору компании со служебной запиской, в которой излагает предложение об использовании автомобиля у одного из менеджеров для нужд предприятия.

Правила составления

Типовой формы документа нет. Но при этом в нем должны присутствовать необходимые данные, которые позволяют идентифицировать работодателя и сотрудника, содержать информацию о цели составления документа. Для этого существует перечень необходимых реквизитов, предусмотренных правилами составления первичных документов:

• название компании;
• наименование бумаги;
• дата составления;
• номер;
• основная часть, где изложена суть приказа;
• должность, ФИО и подпись руководителя.

Поэтапное заполнение

Чаще всего приказ печатается на фирменном бланке. Если его нет, то документ оформляется в такой последовательности:

• Сверху находится наименование организации, к примеру, «Общество с ограниченной ответственностью «Эстет»».
• Следующий обязательный реквизит – наименование документа: «Приказ».
• Далее идут дата и номер, например, «№ 93-к от 10 сентября 2023 года».
• В основной части прописываются суммы компенсации (возмещения) по каждому основанию. Например, «за ГСМ – согласно нормам расхода, за тех. обслуживание – согласно приложенным документам, фиксированная компенсация за использование авто»
• Следующим пунктом отдается приказ главному бухгалтеру на выплату данных сумм.
• Заключительным пунктом основной части дается указание на документ, служащий основанием, например, «Доп. Соглашение к трудовому договору № 17 от 01.02.2015»

Вывод: Приказ на использование автомобиля сотрудника в служебных целях составляется в произвольной форме, но должен содержать все необходимые реквизиты. Срок его хранения – 5 лет.

                         ТРУДко, ИНФО