Для того чтобы деловые отношения между сотрудниками предприятия оставляли «следы» важно их фиксировать в бумажной либо иной форме. Это поможет скоординировать учет действий — предложений, нарушений и прочего — таким образом, не упустить важные моменты в организационной деятельности. Именно поэтому в уважающих себя организациях пользуется популярностью хождение, так называемых служебных записок.
Например, для того, что внести изменения в штатное расписание (добавить дополнительную штатную единицу) целесообразно — например, начальнику отдела, сообщить об этом вышестоящему руководителю (внести предложение), составив и передав соответствующий документ, называемый – Служебная записка о введении новой штатной единицы.
Образец для предприятий 2023 года
Мы подготовили для вас актуальный вариант служебки, который вы прямо сейчас можете скачать на странице. Заполните его по приведенному в конце статьи образцу:
Служебка (заполненный образец) Наглядный пример ниже на странице ↓
Составляете бумагу впервые? Боитесь ошибиться? Читайте статью до конца. Продолжим...
Правовая сторона
- Итак, законодательство не настаивает на составлении такого рода бумаги для инициирования процесса введения штатной единицы. Предприятие вправе самостоятельно избирать такой порядок действий для запуска процесса.
- После того как служебная докладная дошла до адресата и по ней принято решение, целесообразно документ передать в кадровую службу, где он будет храниться в качестве деловой переписки не менее 5 лет. На данном сроке настаивает несколько законодательных актов — ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ» и «Правила работы архивов компаний», ПГ Росархива от 06.02.2002 г.
Кто составляет документ и по каким причинам
В том случае, если у предприятия возникла потребность во вводе в штат отдела новой или дополнительной должности, то соответственно его руководитель должен обратится с такой просьбой к вышестоящему начальнику, составив соответствующую служебную записку.
Каковы могут быть причины такого решения:
- потребность в новой должности;
- увеличение объема производства;
- изменение в направлении деятельности отдела;
- открытие филиалов;
- прочие причины.
Записка передается адресату под роспись, либо через сотрудника секретариата. В любом случае факт передачи другому лицу должен быть датирован и зафиксирован подписью получателя. Лицо, посредник (секретарь), также должно иметь право на получение и передачу такого рода документов на основании должностных инструкций.
Правила составления
Специальной разработанной формы (унифицированного варианта) не существует. Каждое предприятие имеет возможность самостоятельно определить правило оформления такой бумаги. Однако есть определенные государственные стандарты, например, Р 7.0.97-2016, которые рекомендуют указывать в деловой документации реквизиты, делающие документ юридически значимым. На эти стандарты мы и будем опираться при составлении эталона для внутренней переписки.
Навряд ли можно считать правильно оформленной служебной запиской ту, которая не содержит информации о месте и дате ее составления, а также без указания данных составителя.
Теперь рассмотрим реквизиты, которые целесообразно, а иногда и обязательно указывать в записке:
- Номер и дата составления;
- Место оформления;
- Данные записки;
- Название подразделения;
- Указание лица, инициирующего процесс. Должность, ФИО, подпись.
Образец (поэтапное заполнение пунктов документов)
Вкратце рассмотрим этапы заполнения служебки и наглядный пример:
| n/n |
Описание реквизитов |
| 1. |
Кому и от кого составляется документ. Название (номер) подразделения получателя и инициатора его подачи. |
| 2. |
Дата, город, номер документа (номер регистрации). |
| 3. |
Наименование, в нашем случае «Служебная записка». |
| 4. |
Описательная часть – изложения причины проблемы и пути ее решения (прошу ввести в…, обоснование увеличения штатной численности). |
| 5. |
Дата подачи, подпись инициатора (с расшифровкой). |
Пара советов составителю
| 1. |
Не «раздувайте» записку. Служебная информация должна уложиться в 7-8 строк. Только самое важное — суть проблемы и пути решения (краткое обоснование добавления в штат дополнительного сотрудника)! Уточнения и дополнения всегда сможете изложить при личной встрече с руководителем. |
| 2. |
Передача обязательно под роспись, либо с регистрацией в журнале учета. Не дайте повод руководителю делать впоследствии вид о том, что он не понимает, о чем идет речь. |
ТРУДко, ИНФО
