Сложно представить современную организацию, которая может обойтись без компьютера в своей работе. Для выполнения большинство задач, стоящих перед развивающимся предприятием, требуется наличие самой передовой компьютерной техники.
Если, вдруг, требуется оснастить новое рабочее место ПК или заменить (модернизировать) морально устаревшую технику (системный блок, монитор и пр.), то инициировать такой процесс в фирме можно с помощью служебной записки на приобретение (или замену) компьютера.
Документальная форма в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Трудовым кодексом РФ (ст.22) работодателю вменяется в обязанность обеспечить работника всем, что ему необходимо для качественного выполнения его служебных обязанностей.
Служебная записка подает информацию директору предприятия о необходимости доукомплектования рабочего места. Несмотря на то, что она не входит в список документов, обязательных к ведению, оформлять ее необходимо в соответствии с принятыми стандартами ведения деловой документации. Стандарты и правила оформления деловых бумаг собраны в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Служебная записка по своей сути является причиной управленческого решения, поэтому архивируется и хранится в кадровой или бухгалтерской службе не менее 5 лет (ФЗ-125).
Кто и когда составляет
Служебная записка на приобретение компьютера составляется работником компании, которому он необходим для выполнения служебных задач, или руководителем подразделения (отдела), в котором работает такой сотрудник.
Причинами оформления служебки могут стать следующие ситуации:
- расширилась область работы, выполняемой сотрудником, и для выполнения некоторых задач нужен ПК;
- рабочее место оснащено компьютером, но он неисправен (требует ремонта после поломки) или морально устарел;
- имеющаяся версия компьютера не позволяет установить на него новые программы, необходимые для полноценной работы, или сбивает их корректную работу (зависает, не запускает весь инструментарий, не сохраняет изменения, теряет наработки).
В последнем случае может возникнуть необходимость смены компьютера не у одного сотрудника, а у части отдела. Руководителю подразделения лучше заранее оценить возможную потребность и подать сводную служебную записку с аргументированной просьбой о закупке компьютеров необходимой версии.
Записка подается руководителю предприятия, при его положительной резолюции передается в отдел снабжения.
Правила составления и оформления
Унифицированной формы документа не существует, хотя компания может разработать собственный шаблон для написания служебных записок. Обычно документ создается на листе бумаги формата А4, стиль написания свободный. При оформлении рекомендуется отследить наличие следующих пунктов:
- в «шапке» документа прописывается название организации, а также должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия и автора записки;
- должны быть указаны вид и заголовок документа;
- просьба, выраженная в основной части, должна быть аргументированной и конкретной;
- документ заверяется личной подписью автора записки с указанием даты создания.
Документ должен быть составлен грамотно, лаконично и аргументированно. Руководству должны быть понятны причины, по которым покупка компьютера стала необходимой, и четкие требования к технике, которую работник просит приобрести. Будет лучше, если в служебной записке проситель пропишет все параметры, которым должен соответствовать просимый ПК.
Специфика оформления
Хороший компьютер – вещь не из дешевых, но эффективность современной работы во многих областях зачастую во многом зависит именно от него. Работнику стоит позаботиться о том, чтобы его просьбу услышали и удовлетворили.
Во-первых, прописывая причину замены ПК или приобретения нового, недостаточно просто быть убедительным. Аргументы надежнее поддержать письменными подтверждениями. Это могут быть:
- внутренние акты о механическом повреждении имущества в случае чрезвычайной ситуации или происшествия;
- скриншоты, подтверждающие моральную старость имеющегося компьютера (год выпуска, серия, версия и пр.);
- документы, свидетельствующие о количестве сбоев и поломок.
Во-вторых, не стоит забывать, что сотрудники, которые будут заниматься закупкой нового оборудования, могут быть не в курсе специфики будущей работы на этом компьютере. Они при выборе закупаемой модели могут начать ориентироваться на ее цену, возможности доставки или личные предпочтения, что может стать фатальной ошибкой при закупке.
Чтобы не оказаться в положении «крайнего виноватого» в подобной ситуации, лучше заранее четко прописать все важные для работника требования к новому компьютеру (модель, ОЗУ, объем памяти, возможности установки и совместимости конкретных программ и пр.). Если работник использует специфические программы, которые поддерживают не все модели ПК, то необходимо отдельно указать этот момент.
Можно заранее озаботиться поиском подходящей модели и предложить к приобретению готовый вариант, для подтверждения выбора прилагая к служебной записке соответствующие прайс-листы, сметы, таблицы с аналитическим сравнением имеющихся в продаже моделей.
ТРУДко, ИНФО
