Вы здесь

Составляем служебку для инициирования покупки нового компьютера для предприятия + Пример + рекомендации

Сложно представить современную организацию, которая может обойтись без компьютера в своей работе. Для выполнения большинство задач, стоящих перед развивающимся предприятием, требуется наличие самой передовой компьютерной техники.

Если, вдруг, требуется оснастить новое рабочее место ПК или заменить (модернизировать) морально устаревшую технику (системный блок, монитор и пр.), то инициировать такой процесс в фирме можно с помощью служебной записки на приобретение (или замену) компьютера.

Служебная записка на приобретение компьютера образец

Документальная форма в 2023 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Продолжим...

Правовая сторона

Трудовым кодексом РФ (ст.22) работодателю вменяется в обязанность обеспечить работника всем, что ему необходимо для качественного выполнения его служебных обязанностей.

Служебная записка подает информацию директору предприятия о необходимости доукомплектования рабочего места. Несмотря на то, что она не входит в список документов, обязательных к ведению, оформлять ее необходимо в соответствии с принятыми стандартами ведения деловой документации. Стандарты и правила оформления деловых бумаг собраны в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Служебная записка по своей сути является причиной управленческого решения, поэтому архивируется и хранится в кадровой или бухгалтерской службе не менее 5 лет (ФЗ-125).

Кто и когда составляет

Служебная записка на приобретение компьютера составляется работником компании, которому он необходим для выполнения служебных задач, или руководителем подразделения (отдела), в котором работает такой сотрудник.

Причинами оформления служебки могут стать следующие ситуации:

  • расширилась область работы, выполняемой сотрудником, и для выполнения некоторых задач нужен ПК;
  • рабочее место оснащено компьютером, но он неисправен (требует ремонта после поломки) или морально устарел;
  • имеющаяся версия компьютера не позволяет установить на него новые программы, необходимые для полноценной работы, или сбивает их корректную работу (зависает, не запускает весь инструментарий, не сохраняет изменения, теряет наработки).

В последнем случае может возникнуть необходимость смены компьютера не у одного сотрудника, а у части отдела. Руководителю подразделения лучше заранее оценить возможную потребность и подать сводную служебную записку с аргументированной просьбой о закупке компьютеров необходимой версии.

Записка подается руководителю предприятия, при его положительной резолюции передается в отдел снабжения.

Правила составления и оформления

Унифицированной формы документа не существует, хотя компания может разработать собственный шаблон для написания служебных записок. Обычно документ создается на листе бумаги формата А4, стиль написания свободный. При оформлении рекомендуется отследить наличие следующих пунктов:

  • в «шапке» документа прописывается название организации, а также должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия и автора записки;
  • должны быть указаны вид и заголовок документа;
  • просьба, выраженная в основной части, должна быть аргументированной и конкретной;
  • документ заверяется личной подписью автора записки с указанием даты создания.

Документ должен быть составлен грамотно, лаконично и аргументированно. Руководству должны быть понятны причины, по которым покупка компьютера стала необходимой, и четкие требования к технике, которую работник просит приобрести. Будет лучше, если в служебной записке проситель пропишет все параметры, которым должен соответствовать просимый ПК.

Служебная записка на замену компьютера на рабочем месте на новый

Специфика оформления

Хороший компьютер – вещь не из дешевых, но эффективность современной работы во многих областях зачастую во многом зависит именно от него. Работнику стоит позаботиться о том, чтобы его просьбу услышали и удовлетворили.

Во-первых, прописывая причину замены ПК или приобретения нового, недостаточно просто быть убедительным. Аргументы надежнее поддержать письменными подтверждениями. Это могут быть:

  • внутренние акты о механическом повреждении имущества в случае чрезвычайной ситуации или происшествия;
  • скриншоты, подтверждающие моральную старость имеющегося компьютера (год выпуска, серия, версия и пр.);
  • документы, свидетельствующие о количестве сбоев и поломок.

Во-вторых, не стоит забывать, что сотрудники, которые будут заниматься закупкой нового оборудования, могут быть не в курсе специфики будущей работы на этом компьютере. Они при выборе закупаемой модели могут начать ориентироваться на ее цену, возможности доставки или личные предпочтения, что может стать фатальной ошибкой при закупке.

Чтобы не оказаться в положении «крайнего виноватого» в подобной ситуации, лучше заранее четко прописать все важные для работника требования к новому компьютеру (модель, ОЗУ, объем памяти, возможности установки и совместимости конкретных программ и пр.). Если работник использует специфические программы, которые поддерживают не все модели ПК, то необходимо отдельно указать этот момент.

Можно заранее озаботиться поиском подходящей модели и предложить к приобретению готовый вариант, для подтверждения выбора прилагая к служебной записке соответствующие прайс-листы, сметы, таблицы с аналитическим сравнением имеющихся в продаже моделей.

                         ТРУДко, ИНФО

Поделись статьЁй с друзьями!
23.мая.2023
Просмотры: 4,717

Предприятие обязано возместить расходы сотруднику, если они потрачены на нужды организации, согласованы с руководством и документально подтверждены. Для инициирования процесса возврата составляется служебная записка на возмещение (возврат) денежных средств.

Правовая сторона

Документ составляется по нескольким причинам:

  • аванс, выданный при отправлении сотрудника в командировку, не покрыл его фактические расходы;
  • была произведена закупка ТМЦ, а расчет произведен наличными или с карты работника.

Нередко такие расходы бывают при оформлении разрешительной документации, при получении лицензий, когда необходимо произвести канцелярские расходы, сделать ксерокопии, а сотрудник при этом находится в другом городе.

После возвращения из командировки сотрудник обращается к руководителю с просьбой возместить ему собственные средства, потраченные на нужды компании. При этом многие фирмы используют служебную записку для краткого разъяснения работником сложившейся ситуации.

08.мая.2023
Просмотры: 407

Калькулятором пользуются почти все подразделения компании. Он выдается специалистам, которые производят расчеты. Время от времени калькуляторы ломаются. Возникает необходимость заменить их. Для этого составляется акт списания устройства с указанием причин.

Кто, когда и на каком основании

При поступлении хозинвентаря он списывается в затраты на производство, но остается на забалансовом счете и закрепляется за ответственным лицом. Это может быть сотрудник или руководитель отдела, который берет калькуляторы на все подразделение и несет за них ответственность.

23.мая.2023
Просмотры: 3,446

Строительные, производственные и торговых предприятия постоянно нуждаются в закупке товаров для своих коммерческих нужд.

Для инициирования приобретения тех, или иных ТМЦ нужно заручиться поддержкой и разрешение непосредственного руководителя. Именно с этой целью (обоснования) и составляется служебная записка на приобретение товара.

Документальная форма в 2023 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:

23.мая.2023
Просмотры: 5,751

В организациях инвентаризация проводится по графику. Бывают случаи, когда приходится делать ее, выходя за рамки составленного заранее плана. Например, если увольняется материально-ответственное лицо.

Во время ревизии выявляются излишки и недостачи. По ним руководитель принимает меры. Чтобы поставить его в известность, составляется служебная записка по фактическим результатам инвентаризации.

Документальная форма в 2023 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Правовая сторона

Законодательство не дает четких указаний на то, нужна ли служебная записка после подсчета товарно-материальных ценностей и сверки с данными бухгалтерии. Но разработанная форма гораздо удобнее, поэтому многие организации отдают ей предпочтение.

Форму можно разработать самостоятельно, учитывая требования 402-ФЗ, в котором указан необходимый перечень реквизитов:

08.мая.2023
Просмотры: 284

Как основной компонент системного блока, винчестер может прослужить несколько лет. Выводят его из строя механические повреждения, перегревы, повышенная вибрация, нарушение эксплуатации. Тогда диск списывают, оформляя соответствующий акт.

Кто, как, на каком основании составляет

Винчестер могут учитывать:

  • Как отдельный инвентарный объект, если у него и сервера разный срок полезного использования (СПИ), присоединять его будут к разным серверам, а эксплуатировать – в разных комплектациях.
  • В составе сервера (единого объекта ОС), стоимость которого вместе с диском больше 100 тыс. р., если у них равный СПИ.

Решает этот вопрос организация самостоятельно, анализируя цели, срок полезного использования, учитывая время приобретения объектов, учетную политику.

Госуслуги )) + каталог