Вы здесь
Составляем служебку с обоснование закупки нового оборудования для нужд предприятия + Примеры + рекомендации
На развивающемся производстве периодически приходиться менять старое, изношенное оборудование, либо приобретать новую, наиболее современную технику.
Чтобы обновить имеющуюся материальную базу и для инициирования покупки начальником подразделения пишется служебная записка на приобретение нового оборудования.
Документальная форма в 2022 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Никто не обязывает писать обращение к руководству по поводу приобретения оборудования в виде служебной записки. Предприятие может самостоятельно разработать первичный документ под эти нужды.
Но в большинстве случаев организации пользуются привычной формой, которую заполняют «от руки» либо печатают на компьютере.
Служебная записка относится к первичным документам и составляется по правилам, установленным в «Законе о бухгалтерском учете», где в ст. 9 приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в нем.
Также при составлении документа используется ГОСТ 7.0.97-2016.
На служебке не ставится печать. Срок хранения данной «первички» - 5 лет, о чем указано в ФЗ-125 от 22.10.04. Если ведется электронный документооборот, то сроки хранения определяются компанией самостоятельно и закрепляются в учетной политике.
Кто и когда составляет
Инициатором составления служебной записки на приобретение оборудования является руководитель подразделения. В свою очередь, к начальнику может обратиться любой сотрудник, которому требуется новая техника для работы.
Служебка составляется понятным языком. В нем указываются причины обращения и характеристики необходимого оборудования:
- марка;
- прочие реквизиты, чтобы руководству было понятно, о чем идет речь.
Написав данный документ, сотрудник ставит в известность руководства о возникших проблемах на его участке работы.
Инициатор передает служебную записку непосредственному начальнику, а он доводит информацию до высшего руководства.
Правильно составляем и оформляем
Служебная записка составляется в деловом стиле. В ней есть шапка, в которой указываются должность и ФИО отправителя и получателя. В основной части дается указание на суть проблемы, то есть указывается оборудование, которое необходимо приобрести, какой марки, с какими функциями.
Если на предприятии предусмотрен электронный документооборот, то подобная документация пересылается на электронную почту фирмы, а секретарь доводит информацию до лица, кому бумага адресована.
Обычно вопрос приобретения оборудования решается не одним руководителем. Он согласовывает вопрос:
- с начальником отдела финансов;
- с механиком;
- с прочими специалистами.
После принятия положительного решения издается приказ.
Поэтапное заполнение пункта
| n/n | Описание части |
| 1. | По сложившейся традиции при заполнении первичного документа в правом верхнем углу находится шапка. В ней указывается ФИО, должности составителя и получателя. Например, «директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника информационного отдела Ломова Е.Д.» |
| 2. | В середине документа располагается наименование «Служебная записка». |
| 3. | В основной части находится информация о сути проблемы. Необходимо правильно описать причины (в связи с поломкой, потребностью и пр.). К примеру, «В связи со значительным увеличением объема создаваемых печатных документов прошу вас приобрести дополнительный печатное оборудование (принтер) со следующими характеристиками…». |
| 4. | Можно внизу указать сообщение, что со служебной запиской или в устной форме к начальнику информационного отдела Ломову Е.Д. обратился менеджер Иванов Г.И., который работает на этом оборудовании. |
| 5. | Внизу ставятся подпись заявителя и дата написания. |
Служебная записка не является обязательным документом. Но она удобна для донесения информации о необходимости заменить оборудование на более новое или приобрести дополнительное. Срок хранения документа – 5 лет.
ТРУДко, ИНФО
- 4728 просмотров
Уведомить руководителя о необходимости покупки новых мобильных телефонов (замены старых) для нужд отдела поможет служебная записка. Составить документ должен руководитель того подразделения, которому необходим гаджет.
Правила составления
Унифицированной формы служебной записки не существует, она составляется в свободном стиле на основании общих правил делопроизводства. Обязательные реквизиты: