Если предприятия имеет свой парк служебных автомобилей, то их ремонт – тема всегда актуальная. При возникновении проблемы, прежде всего, до руководителя нужно донести всю информацию о поломке транспорта, обозначить необходимость в приобретении конкретных деталей и их примерную стоимость.
Если ремонт автотранспорта осуществляется в сторонней организации, то желательно обозначить сервис, в котором работы проводятся качественно и сориентировать руководство в примерной их стоимости. Всю информацию целесообразно донести до вышестоящего начальства с помощью обычной служебной записки.
Документальный образец в 2023 году
Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:
Если считаете, что ваших знаний недостаточно для верного оформления документа, дочитайте материал до конца. Продолжим...
Правовая сторона
Закон не обязывает составлять служебные записки, не существует и единых правил их написания. Использование этих документов продиктовано удобством и возможностью обосновать кадровые решения или финансовые расходы, что особенно актуально при смене руководства, проведении инвентаризации или финансовой проверки.
Формально служебка не относятся к документам первичного бухучета, поэтому сроки их хранения официально не определены. По сложившейся практике, служебные записки хранят в течение того же времени, что и сопутствующие документы. Так, если на основании записки произведен ремонт автомобиля, повлекший расходы, то служебная записка хранится вместе с финансовыми документами в течение пяти лет.
Кто и когда составляет
Служебная записка на проведение ремонта автомобиля (выделение денежных средств) пишется на имя руководителя предприятия, так как он вправе распоряжаться финансами и его распоряжение о выделении средств обязательно для финансовой службы. Инициатором составления записки может стать водитель, закрепленный за автотранспортом, механик предприятия или начальник транспортного отдела.
Передача документа осуществляется поэтапно от нижнего к высшему звену руководства компании. Если штатное расписание организации подразумевает наличие сложной управленческой структуры, каждый вышестоящий начальник, по мере прохождения документа, визирует его, выражая свое согласие с содержанием. Передача бумаги осуществляется принятым в компании способом: лично сотрудником, или через секретариат.
Правила составления и оформления
Унифицированной формы для составления служебки не предусмотрено. Ее написание осуществляется в свободной форме с учетом общих правил делопроизводства. На крупных предприятиях юристы вправе разработать бланк служебной записки, прописав в шаблоне документа его основные пункты. Обязательные реквизиты таковы:
- Должность и фамилия руководителя и наименование организации;
- Должность и фамилия сотрудника, его составившего;
- Название;
- Описательная часть, в которой излагаются обоснования просьбы и методы решения проблемы;
- Дата и подпись сотрудника, составившего бумагу.
Если к записке прилагаются дополнительные документы, их перечень указывается в тексте после описательной части.
Образец (поэтапное заполнение пунктов)
| Часть |
Описание |
| Вводная (верхняя) |
В верхнем правом углу указываются должность и фамилии руководителя предприятия и автора служебной записки. Следующая строка по центру содержит название документа. |
| Описательная |
В описательной части служебной записки излагается мотивированная просьба. Делается акцент на поломку транспорта, возможные пути решения проблемы и конкретные предложения. |
| Заключительная |
Заключительная часть содержит подпись и дату. |
ТРУДко, ИНФО
