Современное делопроизводство практически полностью перешло на электронный документооборот, однако необходимость в наличии бумажных носителей информации не уменьшилась.
Печатных устройств может не хватать для нормальной работы отдела, кроме того, некоторые принтеры выходят из строя и не всегда подлежат восстановлению. В этом случае возникает необходимость в ремонте или замене старого оборудования (списании) и приобретении новых печатных устройств.
Служебная записка на ремонт, замену или приобретение принтера – документ, который инициирует процесс получение нового или отремонтированного устройства для заинтересованной в этом организации.
Документальная форма в 2022-2023 году
Для вас мы подготовили образец заполнения служебки пустой бланк, которые вы можете скачать со страницы и заполнить в соответствии с рекомендациями.
Если составляете такого рода документ впервые или боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.
Продолжим...
Правовая сторона
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.22) работодатель обязан обеспечить своих работников всем, что ему необходимо для выполнения его трудовых обязанностей.
Служебная записка информирует руководство о необходимости административного решения, является частью внутреннего документооборота организации, поэтому хранится в течение 5 лет совместно с другими документами, подтверждающими обоснованность затрат организации (ФЗ-125). Она должна оформляться в соответствии с общепринятыми стандартами, предъявляемыми к деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Кто и когда создает
Служебная записка на приобретение (покупку) принтера может быть составлена любым работником компании, который столкнулся с проблемами в эксплуатации этого оборудования или с необходимостью в его наличии. Она оформляется в следующих случаях:
- принтера нет, а работник не может выполнять свои обязанности в полном объеме из-за его отсутствия;
- принтер есть, но он сломался, и устранение поломки займет значительное время;
- принтер есть, но он изношен (морально устарел) и не справляется с необходимым объемом работ или выдает недопустимое качество печати.
Если принтер требуется не одному работнику отдела (подразделения), то лучше не размножать однотипные документы, а руководителю отдела выяснить насущную потребность и создать служебную записку сводного характера. Перед подачей ее директору организации целесообразно предварительно согласовать запрос с экономическим отделом на наличие средств или возможностей.
Затем служебная записка подается руководителю организации, при получении положительной резолюции ее направляют в отдел, который занимается закупкой оборудования и расходных материалов.
Правила составления и оформления
Служебную записку принято составлять в свободной форме на листе бумаги формата А4. Отдельные учреждения, стремящиеся унифицировать внутренний документооборот, разрабатывают собственные бланки строгой формы, которые остается только заполнить.
В любом случае стандарты ведения деловой документации требуют обязательного наличия в служебке следующих моментов:
- наименование организации, должность, фамилия, инициалы адресата и составителя записки;
- вид и заголовок;
- основная часть, представляющая собой просьбу с пояснением причин;
- дата составления, подпись составителя.
Служебную записку необходимо составлять лаконично и грамотно, включив в нее не только причины приобретения, но и данные по новому оборудованию, которое требуется приобрести. Это может быть конкретная марка, модель, а может быть набор основных параметров, которым должен соответствовать приобретаемый принтер.
Специфика выбора
Просьба о приобретении или замене оборудования должна быть обоснованной или неголословной. Следует приложить к ней все имеющиеся документы, поясняющие причину замены принтера или определяющие выбор конкретной марки нового оборудования. Это могут быть, например,
- акт порчи имущества по вине работника или в случае происшествия (потопа, пожара, короткого замыкания);
- смета на обновление комплекта оборудования;
- таблица со сравнительным анализом характеристик подходящих моделей;
- прайс-лист, дающий представление о требуемых затратах.
ТРУДко, ИНФО
